Nota korygująca służyła nabywcy do poprawiania wybranych błędów formalnych na fakturze, na przykład literówki w nazwie firmy lub nieprawidłowego adresu. Nie pozwalała zmieniać kwot, stawek VAT ani wartości sprzedaży. Poniższy wzór zawiera numer i datę wystawienia noty, dane stron, oznaczenie faktury oraz miejsce na zestawienie treści błędnej z prawidłową.
Ważne: od 1 lutego 2026 r. przepisy nie przewidują wystawiania not korygujących. Udostępniony dokument ma charakter archiwalny i edukacyjny — pokazuje zasady obowiązujące przed tą datą. Nie należy używać go do wystawiania nowej noty, również wtedy, gdy błąd dotyczy starszej faktury. Obecnie poprawienie danych wymaga kontaktu ze sprzedawcą i zastosowania właściwej procedury korekty.
Archiwalny wzór noty korygującej można pobrać jako edytowalny plik zgodny z programem Word (.doc) albo jako PDF. Pola w nawiasach kwadratowych są przeznaczone do uzupełnienia podczas analizy dokumentacji historycznej. Wzór nie zastępuje faktury korygującej ani nie potwierdza automatycznie skuteczności dawnej korekty.
Nota korygująca — wzór archiwalny
Data wystawienia: [data historyczna]
Miejscowość: [miejscowość]
Dane stron
Wystawca noty — nabywca
Adres: [adres nabywcy]
NIP: [NIP nabywcy, jeżeli dotyczy]
Odbiorca noty — sprzedawca
Adres: [adres sprzedawcy]
NIP: [NIP sprzedawcy, jeżeli dotyczy]
Dane faktury objętej korektą
Data wystawienia faktury: [data]
Data dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty: [data, jeśli określona i różna od daty wystawienia]
Zakres korekty
| Korygowane pole | Treść błędna | Treść prawidłowa |
|---|---|---|
| [nazwa pola] | [zapis z faktury] | [poprawny zapis] |
Akceptacja wystawcy faktury
Data i sposób akceptacji: [uzupełnij]
Osoba akceptująca / odniesienie do potwierdzenia: [uzupełnij]
Jak uzupełnić archiwalny wzór noty korygującej?
Przy porządkowaniu dawnych dokumentów najpierw sprawdź numer faktury i tożsamość stron transakcji. Numer noty powinien umożliwiać jej jednoznaczną identyfikację, a data odpowiadać rzeczywistemu momentowi wystawienia. Nie wolno antydatować dokumentu, aby pozornie zastosować przepisy obowiązujące przed zniesieniem not korygujących.
Dane stron i oznaczenie faktury
W części dotyczącej stron wpisuje się dane nabywcy będącego wystawcą noty oraz sprzedawcy, który wystawił fakturę. Dokument powinien identyfikować oba podmioty, obejmując ich nazwy lub imiona i nazwiska, adresy oraz właściwe numery identyfikacji podatkowej. Oprócz numeru i daty faktury uwzględnia się odpowiednią datę transakcji lub zapłaty, jeżeli była określona i różniła się od daty wystawienia.
Treść błędna i prawidłowa
W tabeli należy przytoczyć konkretny błędny zapis oraz jego poprawną wersję. Ogólne sformułowanie „korekta danych firmy” nie wyjaśnia wystarczająco zakresu zmiany. Można dodać kolejne wiersze, jeśli na tej samej fakturze znajdowało się kilka pomyłek formalnych. Dodatkowe wyjaśnienie przyczyny korekty jest pomocne, lecz nie zastępuje wskazania poprawianej treści.
Jakich błędów nie poprawiano notą?
Nota korygująca nie służyła do zmiany ceny, ilości towaru, rabatu, stawki VAT, kwoty podatku ani należności ogółem. Takie pomyłki wymagały faktury korygującej wystawionej przez sprzedawcę. Nie należało również wykorzystywać noty do zastąpienia rzeczywistego nabywcy innym podmiotem. Szczególnej ostrożności wymagały błędy w NIP: trzeba było rozróżnić literówkę od sytuacji, w której fakturę wystawiono na niewłaściwego kontrahenta.
Akceptacja i przechowywanie dokumentacji
Według dawnych zasad nota wymagała akceptacji wystawcy faktury. Przepisy nie narzucały obowiązkowo podpisu odręcznego, dlatego potwierdzenie mogło mieć również formę elektroniczną. W archiwum warto zachować wiadomość lub inne potwierdzenie pozwalające powiązać zgodę z konkretną notą. Samo wysłanie dokumentu nie stanowiło dowodu jego akceptacji.
Word, PDF i korekta faktury obecnie
Przycisk pobierania Word zapisuje dokument HTML w pliku z rozszerzeniem .doc, otwieranym przez program Word; nie jest to natywny plik .docx. Po otwarciu można zapisać go jako .docx, zmienić dane, rozbudować tabelę lub dodać oznaczenie archiwalne. PDF nadaje się do zachowania nieedytowalnej wersji poglądowej. Przed archiwizacją sprawdź układ stron i kompletność pól.
Jeżeli potrzebujesz poprawić fakturę obecnie, zwróć się do jej wystawcy zamiast wystawiać notę. Dotyczy to także faktur wystawionych przed 1 lutego 2026 r. Sposób wystawienia i przekazania faktury korygującej należy ustalić z uwzględnieniem obowiązujących zasad, w tym przepisów dotyczących KSeF, jeżeli mają zastosowanie.