Faktura wystawiona w kolejnym miesiącu po wykonaniu usługi nie oznacza automatycznie, że również VAT można rozliczyć później, nawet jeśli dokument trafił do klienta dopiero po zakończeniu okresu rozliczeniowego. Liczy się moment obowiązku podatkowego. Najczęściej wyznacza go dostawa towaru albo wykonanie usługi, ale przy zaliczkach i niektórych rodzajach sprzedaży zasady są inne. Trzeba też oddzielić VAT należny u sprzedawcy od VAT naliczonego, który odlicza nabywca. Poniższe przykłady pokazują, jak przypisać transakcję do właściwego okresu i kiedy data wystawienia faktury rzeczywiście zmienia rozliczenie.
Data sprzedaży a data wystawienia faktury — co oznaczają?
Data wystawienia faktury wskazuje, kiedy sporządzono dokument. Data sprzedaży to używane w praktyce określenie daty dokonania lub zakończenia dostawy towarów albo wykonania usługi. Na fakturze podaje się tę datę, jeżeli jest określona i różni się od daty wystawienia. Przy wpłacie poprzedzającej sprzedaż znaczenie może mieć natomiast data otrzymania zapłaty.
Te daty mogą być identyczne, ale nie muszą. Towar można dostarczyć ostatniego dnia miesiąca, a fakturę wystawić na początku następnego. Samo to nie przesuwa transakcji do kolejnego okresu rozliczeniowego.
Data sprzedaży nie jest też dowolną datą wpisywaną dla wygody księgowania. Powinna odpowiadać rzeczywistemu przebiegowi transakcji. Przy towarach istotne jest przeniesienie prawa do rozporządzania nimi jak właściciel. Przy usługach trzeba ustalić, kiedy faktycznie wykonano uzgodnione świadczenie, z uwzględnieniem zasad właściwych dla danego rodzaju usługi.
Kiedy powstaje VAT należny u sprzedawcy?
Zasada ogólna: dostawa towaru lub wykonanie usługi
Przy sprzedaży rozliczanej na zasadach ogólnych obowiązek podatkowy powstaje z chwilą dostawy towaru albo wykonania usługi. To podstawowy punkt odniesienia. Dopiero później należy sprawdzić, czy dla konkretnej transakcji przewidziano wyjątek.
Przykład: towar dostarczono 28 marca, a fakturę wystawiono 8 kwietnia. Jeżeli nie było wcześniejszej zaliczki i nie obowiązują zasady szczególne, VAT należny przypada na marzec. Przy rozliczeniu kwartalnym będzie to pierwszy kwartał.
Tak samo działa to przy zwykłej usłudze rozliczanej według zasady ogólnej. Jeżeli została wykonana w marcu, wystawienie dokumentu w kwietniu nie daje podstaw do wykazania VAT dopiero za kwiecień. Nie zmienia tego późniejszy termin płatności.
Również faktura wystawiona przed sprzedażą co do zasady nie przyspiesza obowiązku podatkowego. Jeżeli dokument sporządzono w marcu, usługę wykonano w kwietniu, a wcześniej nie otrzymano zapłaty, VAT według zasady ogólnej powstanie w kwietniu. Wcześniejsze fakturowanie musi jednak mieścić się w dopuszczalnych terminach.
Przy zasadzie ogólnej ani późniejsza faktura, ani późniejsza płatność nie przesuwają VAT należnego wynikającego z już wykonanej sprzedaży.
Kiedy data wystawienia faktury ma znaczenie dla VAT?
Zasady szczególne dla wybranych transakcji
Nie każdą sprzedaż rozlicza się według daty dostawy lub wykonania usługi. Przy niektórych czynnościach obowiązek podatkowy wiąże się z wystawieniem faktury, z dodatkowymi regułami na wypadek jej niewystawienia albo wystawienia po terminie.
Dotyczy to między innymi określonych usług budowlanych i budowlano-montażowych świadczonych na rzecz podatników. Istotna może być wtedy data wystawienia faktury, ale nie wolno odkładać VAT bez końca. Jeżeli dokument nie powstanie w wymaganym terminie, obowiązek podatkowy powstaje według reguły zastępczej związanej z upływem terminu jego wystawienia.
Odrębnie trzeba traktować także najem, dzierżawę, leasing oraz określone dostawy mediów i usługi telekomunikacyjne. W tych przypadkach wystawienie faktury może wyznaczać moment rozliczenia VAT, a znaczenie ma również termin płatności. Mechaniczne przenoszenie zasad ze zwykłej sprzedaży towarów prowadzi tu do błędów.
Osobnej oceny wymagają również transakcje zagraniczne oraz sprzedaż rozliczana metodą kasową. Dlatego przed wyborem okresu rozliczeniowego należy najpierw ustalić rodzaj transakcji i stosowaną metodę rozliczeń. Sama nazwa „faktura sprzedaży” nie rozstrzyga jeszcze, kiedy powstaje podatek.
Zaliczka przed sprzedażą — kiedy trzeba rozliczyć VAT?
Jeżeli przed dostawą towaru lub wykonaniem usługi sprzedawca otrzyma część albo całość zapłaty, obowiązek podatkowy zasadniczo powstaje w dniu otrzymania pieniędzy, w odniesieniu do otrzymanej kwoty. Wpłata powinna dotyczyć dostatecznie skonkretyzowanej przyszłej transakcji. Samo nazwanie przelewu „zaliczką” nie wystarcza.
Przykład: w marcu wpłacono 30% ceny, a towar dostarczono w kwietniu. Jeśli obowiązują zasady ogólne dotyczące zaliczek, VAT od otrzymanej części należy rozliczyć za marzec. Pozostała część podlega rozliczeniu przy dostawie, chyba że wcześniej również zostanie opłacona.
Faktura zaliczkowa dokumentuje wpłatę, ale to nie jej późniejsze wystawienie wyznacza moment powstania obowiązku. Trzeba przy tym pamiętać, że zasada opodatkowania zaliczki ma wyjątki, między innymi przy niektórych świadczeniach rozliczanych według szczególnych reguł.
Do kiedy wystawić fakturę i co zrobić ze spóźnioną?
Według zasady ogólnej fakturę wystawia się najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu sprzedaży. Analogiczna ogólna reguła dotyczy faktur dokumentujących otrzymanie zaliczki. Dla części czynności przewidziano inne terminy lub wyjątki od obowiązku wystawienia osobnego dokumentu zaliczkowego.
Można więc prawidłowo wystawić fakturę w kolejnym miesiącu i jednocześnie mieć obowiązek wykazania VAT za miesiąc wcześniejszy. Termin fakturowania oraz moment powstania obowiązku podatkowego to dwie różne kwestie.
Jeżeli faktura została wystawiona po terminie, nie należy zmieniać rzeczywistej daty sprzedaży, żeby dopasować ją do bieżącego rozliczenia. Najpierw trzeba sprawdzić, czy VAT wykazano we właściwym okresie. Gdy został pominięty, może być konieczna korekta wcześniejszego rozliczenia, zapłata zaległości i odsetek. Opóźniony dokument nie zawsze oznacza jednak zaległość — podatek mógł zostać wcześniej prawidłowo ujęty.
Faktura dokumentuje zdarzenie gospodarcze. Nie pozwala dowolnie przenosić sprzedaży między miesiącami.
Kiedy nabywca może odliczyć VAT z faktury?
U kupującego obowiązują inne reguły niż u sprzedawcy. Data sprzedaży nie wystarcza do odliczenia VAT. W typowej krajowej transakcji prawo do odliczenia wiąże się z powstaniem obowiązku podatkowego po stronie sprzedawcy, ale nie może zostać zrealizowane wcześniej niż w okresie otrzymania faktury. Zakup musi też spełniać pozostałe warunki odliczenia, przede wszystkim służyć czynnościom dającym takie prawo.
Jeżeli dostawa nastąpiła w marcu, a nabywca otrzymał fakturę dopiero w kwietniu, sprzedawca może mieć VAT należny za marzec, natomiast kupujący odliczy podatek najwcześniej w rozliczeniu za kwiecień. Przy fakturach elektronicznych i ustrukturyzowanych datę otrzymania trzeba ustalać według zasad właściwych dla danego sposobu doręczenia.
Przed zaksięgowaniem dokumentu warto sprawdzić:
- co sprzedano i czy obowiązuje zasada ogólna, czy szczególna;
- kiedy wykonano sprzedaż oraz czy wcześniej otrzymano zapłatę;
- kiedy wystawiono i otrzymano fakturę;
- czy chodzi o VAT należny sprzedawcy, czy odliczenie u nabywcy.
Najczęstszy błąd polega na przypisaniu VAT do miesiąca widocznego w dacie wystawienia, bez sprawdzenia pozostałych okoliczności. Prawidłowa kolejność jest odwrotna: najpierw zdarzenie i właściwa dla niego reguła podatkowa, potem dokument i okres rozliczenia.