KSeF obowiązuje już większość przedsiębiorców, ale nowe zasady fakturowania nadal budzą pytania. Jak poprawnie wystawiać dokumenty, co zrobić w razie awarii systemu i kiedy za błędy grożą kary? Sprawdź, jakie obowiązki dotyczą Twojej firmy w 2026 roku i na jakie zmiany warto przygotować się w 2027 roku.
Kto musi wystawiać faktury w KSeF w 2026 roku?
Obowiązek wystawiania faktur ustrukturyzowanych wprowadzono etapami. Od 1 lutego 2026 roku dotyczy firm, których sprzedaż wraz z VAT przekroczyła 200 mln zł w 2024 roku. Od 1 kwietnia objął większość pozostałych przedsiębiorców, w tym podatników zwolnionych z VAT.
Do końca 2026 roku podatnicy, których sprzedaż na fakturach nie przekracza łącznie 10 tys. zł brutto miesięcznie, mogą wystawiać je poza KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku także ich obejmie obowiązek. Natomiast odbieranie faktur w KSeF obowiązuje już od 1 lutego 2026 roku, z ustawowymi wyjątkami.
Faktury dla konsumentów (B2C) nie muszą trafiać do KSeF. Można wystawiać je w systemie dobrowolnie.
Jak działa Krajowy System e-Faktur i czym różni się e-faktura od PDF-u?
Krajowy System e-Faktur przyjmuje faktury w formacie XML, sprawdza ich zgodność z wymaganiami technicznymi i nadaje im indywidualne numery. Nabywca może następnie pobrać dokument z systemu. Przy typowej transakcji B2B nie trzeba więc wysyłać faktury osobnym e-mailem.
Sam PDF nie jest fakturą ustrukturyzowaną, ale może być jej czytelną wizualizacją. W określonych sytuacjach przepisy nadal pozwalają wystawiać faktury poza KSeF. Nie każdy dokument papierowy czy PDF narusza zatem nowe zasady.
Sprawdzaj też faktury zakupowe. Te wystawione przez dostawców w KSeF nie muszą trafiać na Twoją skrzynkę e-mail.
Jak zalogować się do KSeF i nadać dostęp księgowej?
Przedsiębiorca prowadzący JDG może zalogować się m.in. Profilem Zaufanym lub podpisem kwalifikowanym. Faktury obsłuży w bezpłatnej Aplikacji Podatnika KSeF 2.0 lub programie księgowym. Dostępne metody opisuje poradnik KSeF logowanie.
Spółki mogą korzystać z kwalifikowanej pieczęci elektronicznej z NIP. Gdy jej nie mają, pierwszą osobę uprawnioną do działania w KSeF mogą wskazać w zawiadomieniu ZAW-FA.
Nadaj uprawnienia pracownikom lub księgowej. Określ, kto wystawia i odbiera faktury, a kto zarządza dostępem. Nie udostępniaj wszystkim tych samych danych do logowania.
Czym jest certyfikat KSeF i kiedy się przydaje?
Certyfikat KSeF potwierdza tożsamość osoby lub podmiotu korzystającego z systemu. Nie jest tym samym co kwalifikowana pieczęć elektroniczna. Występuje w dwóch typach:
- Typ 1 – służy do uwierzytelniania, m.in. w programach połączonych z KSeF.
- Typ 2 – pozwala potwierdzić tożsamość wystawcy faktury w trybach offline za pomocą odpowiedniego kodu QR.
Certyfikaty ułatwiają automatyczną współpracę z programem księgowym i obsługę faktur offline. Nie każdy przedsiębiorca musi jednak logować się certyfikatem.
Jakie kary KSeF przewidują przepisy i od kiedy będą stosowane?
Za określone naruszenia ustawa o VAT przewiduje karę pieniężną do 100% VAT wykazanego na fakturze. Jeśli dokument nie zawiera wykazanego podatku, kara może wynieść do 18,7% należności ogółem. Sankcja nie jest automatyczna.
Kary dotyczą m.in. wystawienia faktury poza KSeF mimo obowiązku, użycia nieprawidłowego wzoru podczas awarii lub niedostępności systemu oraz nieprzesłania faktury offline w wymaganym terminie.
Uwaga na daty: w 2026 roku tych kar się nie stosuje. Zgodnie z obecnymi przepisami mają dotyczyć naruszeń od 1 stycznia 2027 roku. Projekt ustawy UD477 zakłada jednak dalsze odroczenie do 1 stycznia 2028 roku. Na październik 2026 roku to tylko projekt. Odroczenie kar nie znosi obowiązków podatkowych.
Co zrobić, gdy KSeF lub firmowy internet przestanie działać?
Wszystko zależy od przyczyny problemu. Gdy utracisz połączenie z internetem, możesz skorzystać z trybu offline24. Fakturę sporządzasz według obowiązującej struktury XML i przesyłasz do KSeF najpóźniej następnego dnia roboczego po jej wystawieniu.
Przy problemach po stronie KSeF obowiązują inne terminy:
- Planowana niedostępność systemu – fakturę dosyłasz najpóźniej następnego dnia roboczego po zakończeniu niedostępności.
- Awaria KSeF ogłoszona przez Ministerstwo Finansów – masz 7 dni roboczych od zakończenia awarii.
- Awaria całkowita – faktury wystawione w szczególnym trybie nie wymagają późniejszego przesłania do KSeF.
Sprawdź, czy program obsługuje tryby offline i czy masz certyfikat typu 2. Sam PDF nie zastępuje wymaganej procedury.
Jak ograniczyć błędy w wystawianiu i odbieraniu faktur?
Wdrożenie KSeF nie kończy się na wyborze odpowiedniego programu księgowego. Równie ważne jest uporządkowanie obiegu dokumentów w firmie. Każda faktura musi trafić we właściwe miejsce, a pracownicy powinni wiedzieć, jak postępować w razie błędu lub problemów technicznych.
Dlatego warto:
- sprawdzić, czy program wystawia faktury w aktualnej strukturze i pokazuje status ich wysyłki;
- zweryfikować uprawnienia pracowników oraz biura rachunkowego;
- ustalić, kto pobiera faktury zakupowe i przekazuje je do rozliczenia;
- przećwiczyć tryb offline oraz sposób postępowania po odrzuceniu dokumentu;
- uzgodnić z kontrahentami zasady obsługi faktur i korekt.
Przed wysłaniem dokumentu sprawdź też NIP kontrahenta, kwoty i stawki VAT. Faktury przyjętej do KSeF nie można później edytować. Błędy wymagające korekty trzeba poprawić poprzez wystawienie faktury korygującej.
Pamiętaj również, że samo rozpoczęcie wysyłki nie oznacza przyjęcia faktury przez KSeF. Sprawdź jej status i nadany numer.
Dobrze zorganizowany obieg faktur to nie tylko mniejsze ryzyko błędów i sankcji. To również sprawniejsze rozliczenia, mniej nieporozumień z kontrahentami i łatwiejsza współpraca z księgowością. Dlatego warto wspólnie z pracownikami i księgową ustalić jasne procedury, zanim pojawią się pierwsze problemy.