Kolor pomaga uporządkować dane, wyróżnić najważniejsze informacje i poprawić odbiór materiałów przedstawianych klientom. Jeżeli jednak każda aktualizacja oferty lub prezentacji wymaga zlecenia wydruku na zewnątrz, firma traci czas na wysyłanie plików, akceptację próbki i odbiór gotowych dokumentów.
Własna drukarka kolorowa pozwala przygotowywać materiały bez oczekiwania na realizację zamówienia. Nie w każdym przypadku zastąpi profesjonalną drukarnię, ale przy częstych, niewielkich nakładach może przyspieszyć pracę i ułatwić kontrolowanie kosztów.
Jakie materiały warto drukować we własnym biurze?
Druk wewnętrzny sprawdza się szczególnie wtedy, gdy dokumenty są regularnie aktualizowane albo potrzebne w krótkim terminie. Dotyczy to między innymi ofert handlowych, raportów z wykresami, prezentacji, materiałów szkoleniowych, instrukcji i dokumentów na spotkania.
Własne urządzenie daje zespołowi większą swobodę. Pracownik może poprawić jedną stronę i wydrukować ją ponownie bez zamawiania całego kompletu. Łatwiej również przygotować kilka wariantów materiału dla różnych klientów lub uzupełnić brakujące egzemplarze bez minimalnego nakładu narzucanego przez wykonawcę.
Zaletą jest także poufność. Raport finansowy, wewnętrzna prezentacja lub oferta zawierająca indywidualne warunki nie musi opuszczać infrastruktury firmy. Wymaga to jednak odpowiedniego zabezpieczenia urządzenia i kontrolowania dostępu do gotowych wydruków.
Kiedy przeniesienie koloru do biura ma sens?
Najważniejsza jest częstotliwość. Jeżeli firma potrzebuje kolorowych materiałów raz lub dwa razy w roku, zakup urządzenia może być trudny do uzasadnienia. Inaczej wygląda sytuacja, gdy podobne zadania pojawiają się co tydzień, a częste poprawki i krótkie terminy generują dodatkowe zamówienia.
W takich warunkach drukowanie kolorowe można przenieść do biura, dobierając z pomocą Arcus drukarkę laserową do liczby użytkowników, miesięcznego wolumenu i rodzaju wykorzystywanego papieru. Dostępne modele Kyocera obejmują urządzenia dla grup roboczych o różnym obciążeniu, w tym konstrukcje pozwalające drukować na nośnikach o podwyższonej gramaturze.
Przed wyborem konkretnego modelu warto przeanalizować próbkę typowych dokumentów. Firma przygotowująca głównie raporty A4 ma inne potrzeby niż dział sprzedaży drukujący rozbudowane oferty na grubszym papierze albo zespół regularnie pracujący z formatem A3.
Koszt strony to nie wszystko
Porównanie z drukarnią nie powinno ograniczać się do ceny pojedynczej kartki. Przy druku zewnętrznym trzeba uwzględnić przygotowanie zamówienia, ewentualne koszty dostawy, minimalny nakład i czas pracownika odpowiedzialnego za koordynację.
Koszt druku wewnętrznego obejmuje natomiast:
- zakup lub dzierżawę urządzenia,
- tonery i pozostałe materiały eksploatacyjne,
- papier,
- serwis i konserwację,
- energię,
- wydruki próbne oraz błędne egzemplarze.
Najlepiej policzyć typowe zlecenie, na przykład dziesięć egzemplarzy dwudziestostronicowej oferty, a następnie porównać koszt i czas realizacji w obu modelach. Wynik będzie bardziej użyteczny niż ogólna cena jednej kolorowej strony.
Kolorowa drukarka laserowa nie jest małą drukarnią
Biurowe urządzenie zapewnia dobrą jakość tekstu, wykresów, prostych grafik i materiałów prezentacyjnych. Nie zastąpi jednak profesjonalnych maszyn w każdym zastosowaniu. Drukarnia pozostaje lepszym wyborem przy dużych nakładach, nietypowych formatach i zaawansowanym uszlachetnianiu.
Na zewnątrz warto nadal zlecać między innymi:
- katalogi wymagające oprawy,
- materiały z lakierem, folią lub tłoczeniem,
- duże nakłady ulotek,
- wydruki wielkoformatowe,
- projekty wymagające kolorów specjalnych,
- materiały z zadrukiem do krawędzi.
Własna drukarka i drukarnia nie muszą się więc wykluczać. Najczęściej najbardziej ekonomiczny okazuje się model mieszany: krótkie oraz pilne serie powstają w biurze, a duże i wymagające produkcje trafiają do zewnętrznego wykonawcy.
Na jakie parametry zwrócić uwagę?
Prędkość druku jest ważna, ale nie powinna przesłaniać pozostałych cech. Przy krótkich dokumentach istotny będzie czas wydruku pierwszej strony, natomiast przy prezentacjach i raportach — sprawne przetwarzanie rozbudowanych plików PDF.
Format i obsługiwane nośniki
Standardowe urządzenie A4 wystarczy do większości ofert i raportów. Format A3 przydaje się przy większych tabelach, schematach, materiałach prezentacyjnych i dokumentacji technicznej.
Jeżeli firma chce używać grubszego papieru, należy sprawdzić maksymalną obsługiwaną gramaturę oraz podajnik przeznaczony dla danego nośnika. Sam fakt, że arkusz mieści się w kasecie, nie oznacza jeszcze, że może bezpiecznie przejść przez urządzenie.
Wydajność tonerów
Deklarowana wydajność jest obliczana przy określonym pokryciu strony. Prezentacje z dużymi fotografiami, kolorowym tłem i rozbudowaną grafiką zużyją więcej tonera niż raport zawierający kilka wykresów.
Warto zatem oszacować koszt na podstawie rzeczywistych dokumentów. Po wdrożeniu pomocne będzie monitorowanie zużycia, które pokaże, jakie materiały generują największe wydatki.
Pojemność podajników
Przy regularnym drukowaniu większych kompletów mała kaseta szybko stanie się źródłem przerw. Dodatkowe podajniki pozwalają ograniczyć częstotliwość uzupełniania papieru, a także przechowywać jednocześnie standardowe arkusze i papier firmowy.
Druk dwustronny
Automatyczny dupleks zmniejsza zużycie papieru i objętość dokumentów. Przy ofertach i raportach poprawia też wygodę przeglądania materiału. Warto ustawić go jako opcję domyślną, pozostawiając druk jednostronny dla dokumentów, które rzeczywiście go wymagają.
Jak uzyskać powtarzalne kolory?
Obraz na monitorze i wydruk powstają w różnych przestrzeniach barwnych, dlatego identyczny wygląd nie zawsze jest możliwy. Dodatkowo na efekt wpływają rodzaj papieru, ustawienia sterownika, toner i sposób przygotowania pliku.
Aby ograniczyć różnice, firma powinna korzystać z ustalonych szablonów i właściwych ustawień jakości. Przed wydrukowaniem większej liczby egzemplarzy warto przygotować jedną próbkę oraz sprawdzić odcienie firmowe, czytelność wykresów i wygląd fotografii.
Nie każdy dokument wymaga identycznej zgodności kolorystycznej. Przy raporcie ważne jest przede wszystkim wyraźne odróżnienie serii danych. Materiały wizerunkowe mogą natomiast wymagać większej kontroli i w niektórych przypadkach nadal powinny być realizowane przez drukarnię.
Jak nie stracić kontroli nad kosztami?
Łatwy dostęp do koloru może prowadzić do drukowania wszystkich dokumentów w najdroższym trybie, nawet jeżeli barwa nie wnosi żadnej informacji. Dlatego wraz z urządzeniem warto wdrożyć proste zasady.
Druk monochromatyczny można ustawić jako domyślny, pozostawiając kolor do ofert, prezentacji, materiałów dla klientów i dokumentów z wykresami. System zarządzania drukiem może dodatkowo przypisywać koszty do działów, wymagać autoryzacji użytkownika lub ograniczać wybrane funkcje.
Nie chodzi o całkowite blokowanie koloru. Celem jest używanie go tam, gdzie poprawia czytelność albo odbiór dokumentu, zamiast traktowania go jako automatycznego ustawienia każdej kartki.
Model mieszany daje największą elastyczność
Przeniesienie kolorowych wydruków do biura nie musi oznaczać całkowitej rezygnacji z drukarni. Własne urządzenie najlepiej obsługuje zadania częste, pilne, poufne i wykonywane w niewielkich nakładach. Zewnętrzny wykonawca zachowuje przewagę przy produkcjach wymagających specjalistycznych maszyn i wykończenia.
Ostateczna decyzja powinna wynikać z analizy dokumentów, a nie z założenia, że jeden model realizacji będzie odpowiedni do wszystkiego. Jeśli kolorowe oferty, raporty i prezentacje powstają regularnie, dobrze dobrana drukarka może wyraźnie skrócić czas przygotowania materiałów. Drukarnia pozostanie natomiast partnerem do zadań, których urządzenie biurowe nie powinno przejmować.