Od 1 lutego 2026 r. nie wystawia się not korygujących — uchylono art. 106k ustawy o VAT, który regulował te dokumenty. Błędy na fakturze należy zgłaszać sprzedawcy, aby wystawił fakturę korygującą. Dotyczy to również pomyłek w danych formalnych, które wcześniej mógł poprawiać nabywca za pomocą noty.
Poniższy wzór noty korygującej ma charakter archiwalny i pokazuje, jak dokumentowano takie poprawki według wcześniejszych przepisów. Zawiera numer i datę wystawienia noty, dane stron, oznaczenie faktury oraz zestawienie treści błędnej i prawidłowej. Może pomóc w analizie dokumentacji historycznej, ale nie służy do wystawiania nowych not.
Nota korygująca — wzór archiwalny
Numer i data wystawienia
Data wystawienia: [dd.mm.rrrr]
Dane stron
Nabywca — wystawca noty
Adres: [adres nabywcy]
NIP: [numer identyfikacji podatkowej]
Sprzedawca — wystawca faktury
Adres: [adres sprzedawcy]
NIP: [numer identyfikacji podatkowej]
Faktura objęta korektą
Data wystawienia faktury: [dd.mm.rrrr]
Data dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty: [data, jeśli określona i inna niż data wystawienia]
Zakres sprostowania
| Poprawiane pole | Treść błędna | Treść prawidłowa |
|---|---|---|
| [np. adres nabywcy] | [zapis z faktury] | [prawidłowy zapis] |
Akceptacja wystawcy faktury
Osoba potwierdzająca: [imię i nazwisko — opcjonalnie]
Jak wypełniano notę korygującą?
Według wcześniejszych zasad notę wystawiał nabywca, który otrzymał fakturę z dopuszczalnym do sprostowania błędem formalnym. Dokument musiał zawierać wyrazy „nota korygująca”, kolejny numer i datę wystawienia. W dokumentacji historycznej należy sprawdzić zgodność tych oznaczeń z przyjętą ewidencją oraz rzeczywistym momentem sporządzenia dokumentu. Nie należy antydatować noty, aby zastosować uchylone przepisy.
Dane stron i oznaczenie faktury
W odpowiednich polach wpisywano nazwy lub imiona i nazwiska sprzedawcy oraz nabywcy, ich adresy i numery identyfikacji podatkowej. Fakturę identyfikowano przez numer i datę wystawienia. Uwzględniano również datę dostawy, wykonania usługi lub otrzymania zapłaty, jeżeli była określona i różniła się od daty wystawienia faktury. Dzięki temu sprostowanie można było jednoznacznie powiązać z konkretną transakcją.
Treść błędna i treść prawidłowa
W tabeli należało przytoczyć zapis wymagający poprawienia oraz jego prawidłowe brzmienie. Samo stwierdzenie „poprawiono dane nabywcy” nie pozwalało ustalić zakresu zmiany. Przy kilku pomyłkach można było dodać kolejne wiersze, oddzielnie opisując każde pole. Przykładem jest literówka w nazwie firmy lub błędny numer lokalu, o ile poprawka dotyczyła rzeczywistego uczestnika transakcji.
Co można zmodyfikować we wzorze archiwalnym?
Przy porządkowaniu dokumentacji można uzupełnić oznaczenie sprawy, wewnętrzny numer kontrahenta albo informację o załączonym potwierdzeniu akceptacji. Dodatkowe pola powinny jedynie ułatwiać identyfikację dokumentów, a nie zmieniać znaczenie sprostowania. Istniejących dokumentów historycznych nie należy zastępować nową wersją bez zachowania śladu zmian. Pobrany PDF jest materiałem pomocniczym, nie dowodem wystawienia lub doręczenia noty.
Czy akceptacja wymagała podpisu?
Nota wymagała akceptacji wystawcy faktury, jednak wcześniejsze przepisy nie narzucały wyłącznie podpisu odręcznego. Potwierdzenie mogło mieć na przykład postać wiadomości e-mail. Ważne było zachowanie dowodu, z którego wynikało, jaki dokument zaakceptowano. Pole akceptacji w przedstawionym wzorze pomaga opisać takie potwierdzenie, ale samo jego wypełnienie nie zastępuje rzeczywistej zgody sprzedawcy.
Nota korygująca a faktura korygująca
Także przed zmianą przepisów nota nie służyła do poprawiania cen, ilości, stawek VAT, wartości sprzedaży ani kwot podatku. Nie mogła również zastępować jednego rzeczywistego nabywcy innym podmiotem. Takie sytuacje wymagały odpowiedniego działania sprzedawcy i zastosowania zasad dotyczących faktur korygujących.
Obecnie błąd należy zgłosić wystawcy faktury, podając jej numer, datę, nieprawidłowy zapis i oczekiwane sprostowanie. Sama data pierwotnej faktury sprzed 1 lutego 2026 r. nie uprawnia do wystawienia nowej noty według dawnych zasad. Sposób wystawienia faktury korygującej, w tym wykorzystanie KSeF, zależy od obowiązujących przepisów i sytuacji danego podatnika.