Na co zwrócić uwagę przy wyborze sali konferencyjnej?

Organizacja wydarzenia, jakim jest konferencja, wymaga nie tylko dużego zaangażowania, ale i umiejętności oraz świadomego podejścia do tego tematu, by zadbać o wszystkie niezbędne aspekty eventu. Jakie kwestie należy uwzględnić przy wyborze sali, by korzystanie z niej było komfortowe i można było traktować konferencję jako prestiżowe przedsięwzięcie?

Lokalizacja sali konferencyjnej

Kim są uczestnicy konferencji? Czy dojeżdżają z daleka, czy wydarzenie ma raczej charakter lokalny i każdy bez problemu dotrze do konkretnej lokalizacji na czas? Przy wyborze miejsca warto zastanowić się także, czy goście zaproszeni na konferencję dojadą na nią z pomocą środków komunikacji miejskiej lub czy przy danym obiekcie znajduje się parking.

Wielkość pomieszczenia

Wielkość pomieszczenia determinowana jest liczbą uczestników wydarzenia. Jeżeli wnętrze będzie zbyt duże, wpłynie to na akustykę i będzie jednocześnie zbędnym wydatkiem. Natomiast zbyt mała sala będzie ogromnym dyskomfortem dla uczestników, jak również dla prowadzących. Podczas całego wydarzenia każdy powinien mieć wystarczająco miejsca, by komfortowo rozsiąść się podczas wypowiedzi prelegentów. Nowoczesne sale konferencyjne Zakopane to także propozycje pomieszczeń, w których istnieje możliwość łączenia wnętrz w sposób modułowy.

Wyposażenie

Kolejną kwestią, od której zależy, czy prowadzenie całej konferencji będzie przebiegało sprawnie i komfortowo, jest wyposażenie sali. Należą do niego meble — warto zwrócić uwagę na ich stan, kondycję, czy ich prezencja wpłynie pozytywnie na odbiór profesjonalnie urządzonej przestrzeni, podniesie prestiż prowadzonego wydarzenia, a same krzesła, fotele i stoły są ergonomiczne, dzięki czemu długie godziny spędzone na evencie nie wprawią uczestników w niepotrzebny dyskomfort i dolegliwości bólowe.

W skład wyposażenia wchodzi również sprzęt, urządzenia i nagłośnienie. Niezbędny jest projektor umożliwiający wyświetlanie prezentacji na dużym ekranie, przydatną może być także tablica interaktywna, również tablica klasyczna, flipcharty, odpowiednio rozplanowany system głośników kompatybilny z pozostałym sprzętem.

Zaplecze gastronomiczne i możliwość noclegu

Jeżeli konferencja jest wydarzeniem wielogodzinnym, a nawet kilkudniowym, konieczne jest zwrócenie uwagi na kwestie noclegu i zaplecza gastronomicznego. W trakcie eventu może zajść potrzeba zorganizowania przerwy na kawę, lunch, czy biznesowej kolacji. Warto również upewnić się, że goście będą mieli dostęp do ciepłych i zimnych napojów oraz zimnej płyty z zakąskami.