Zatrudnianie studentów to atrakcyjna opcja dla wielu pracodawców – młodzi ludzie wnoszą świeże spojrzenie, są elastyczni i często gotowi do pracy w niepełnym wymiarze godzin. Jednocześnie przepisy dotyczące składek ZUS przy zatrudnianiu studentów mają swoją specyfikę, która może przynieść znaczące korzyści finansowe obu stronom. Poznanie tych regulacji pozwala uniknąć niepotrzebnych kosztów oraz potencjalnych problemów podczas kontroli ZUS.
Kto jest studentem w rozumieniu przepisów ZUS?
Zanim zagłębimy się w zasady oskładkowania, musimy precyzyjnie określić, kogo prawo uznaje za studenta w kontekście ubezpieczeń społecznych. Status studenta przysługuje osobie kształcącej się na studiach pierwszego stopnia (licencjackich lub inżynierskich), drugiego stopnia (magisterskich) lub jednolitych studiach magisterskich.
Zgodnie z przepisami, za studenta uważa się osobę, która ukończyła 18 lat i kształci się w szkole wyższej (również zagranicznej) – do ukończenia 26. roku życia.
Status studenta zachowuje się do dnia:
- ukończenia studiów (obrony pracy dyplomowej)
- skreślenia z listy studentów
- ukończenia 26. roku życia
Warto pamiętać, że doktoranci i uczestnicy studiów podyplomowych nie są uznawani za studentów w rozumieniu przepisów ZUS, co oznacza brak dostępu do preferencyjnych zasad oskładkowania.
Umowa zlecenie ze studentem – zasady oskładkowania
Najważniejszą korzyścią przy zatrudnianiu studentów jest zwolnienie z obowiązku opłacania składek na ubezpieczenia społeczne przy umowach cywilnoprawnych. Umowa zlecenie zawarta ze studentem do 26. roku życia nie podlega obowiązkowym składkom na:
- ubezpieczenie emerytalne
- ubezpieczenie rentowe
- ubezpieczenie chorobowe
- ubezpieczenie wypadkowe
Oznacza to wymierne oszczędności zarówno dla zleceniodawcy, jak i studenta-zleceniobiorcy. Jedynym obowiązkowym ubezpieczeniem pozostaje ubezpieczenie zdrowotne, chyba że student jest już zgłoszony do tego ubezpieczenia z innego tytułu (np. przez rodzica lub innego zleceniodawcę).
Dokumentacja niezbędna przy zatrudnianiu studenta
Aby skutecznie skorzystać ze zwolnienia ze składek ZUS, pracodawca powinien uzyskać i zabezpieczyć następującą dokumentację:
- aktualną legitymację studencką lub zaświadczenie z uczelni potwierdzające status studenta
- oświadczenie o niepozostawaniu w stosunku pracy z danym zleceniodawcą
- oświadczenie o braku innych tytułów do ubezpieczeń społecznych (jeśli dotyczy)
Dokumenty te należy starannie przechowywać w aktach osobowych, ponieważ stanowią one podstawę do wykazania prawa do zwolnienia ze składek podczas ewentualnej kontroli ZUS.
Umowa o pracę ze studentem – brak preferencji składkowych
W przeciwieństwie do umów zlecenia, zatrudnienie studenta na umowę o pracę nie wiąże się z żadnymi ulgami w zakresie składek ZUS. Student zatrudniony na etacie podlega dokładnie tym samym zasadom co każdy inny pracownik, co oznacza obowiązek opłacania wszystkich składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Pracodawca zatrudniający studenta na umowę o pracę musi opłacać:
- składki na ubezpieczenia społeczne (emerytalne, rentowe, chorobowe, wypadkowe)
- składkę na ubezpieczenie zdrowotne
- składki na Fundusz Pracy i Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (jeśli student ma więcej niż 18 lat)
Wybór formy zatrudnienia studenta powinien więc uwzględniać nie tylko charakter pracy, ale również aspekt kosztowy związany z obciążeniami składkowymi.
Sytuacje szczególne przy zatrudnianiu studentów
Pracodawcy muszą zwrócić szczególną uwagę na okoliczności, które mogą zmienić zasady oskładkowania w trakcie trwania współpracy ze studentem:
Utrata statusu studenta w trakcie trwania umowy
Jeżeli student w trakcie wykonywania umowy zlecenia ukończy 26 lat, zostanie skreślony z listy studentów lub obroni pracę dyplomową, traci prawo do zwolnienia ze składek ZUS. Pracodawca ma obowiązek zgłosić zleceniobiorcę do ubezpieczeń społecznych od następnego dnia po utracie statusu studenta.
Przykład: Student Jan Kowalski wykonuje umowę zlecenie od 1 lutego do 30 czerwca. 15 marca broni pracę magisterską. Zleceniodawca powinien zgłosić go do ubezpieczeń społecznych od 16 marca.
Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować koniecznością opłacenia zaległych składek wraz z odsetkami.
Praca w okresie wakacyjnym
Student zachowuje swój status również w okresie wakacji, co często budzi wątpliwości wśród pracodawców. Oznacza to, że umowa zlecenie zawarta z osobą posiadającą status studenta w okresie wakacyjnym również korzysta ze zwolnienia ze składek ZUS (pod warunkiem, że student nie ukończył 26 lat).
Nie ma więc potrzeby zmiany zasad rozliczania studenta tylko dlatego, że nastał okres wakacyjny – liczy się formalny status, a nie faktyczne uczestnictwo w zajęciach.
Praktyczne wskazówki dla pracodawców
Zatrudniając studentów, warto stosować się do następujących praktycznych wskazówek:
- Monitoruj status studenta – poproś o regularne dostarczanie aktualnej legitymacji studenckiej lub zaświadczeń z uczelni, szczególnie po zakończeniu każdego semestru
- Informuj ZUS o zmianach – w przypadku utraty statusu studenta przez zleceniobiorcę, należy niezwłocznie dokonać odpowiedniego zgłoszenia w ZUS
- Weryfikuj wiek studenta – zwolnienie ze składek przysługuje tylko do ukończenia 26. roku życia, warto więc z wyprzedzeniem zaplanować zmianę zasad oskładkowania
- Dokumentuj podstawy zwolnienia – systematycznie gromadź i przechowuj dokumenty potwierdzające prawo do nieopłacania składek ZUS
Zatrudnianie studentów może przynieść znaczące korzyści dla obu stron. Pracodawca zyskuje elastycznego i zmotywowanego pracownika przy niższych kosztach zatrudnienia, a student może zdobyć cenne doświadczenie zawodowe bez nadmiernego obciążenia składkowego. Dokładna znajomość przepisów dotyczących składek ZUS pozwala w pełni wykorzystać te korzyści i prowadzić współpracę w sposób bezpieczny pod względem formalno-prawnym.