Jeśli opieka nad starszą osobą kojarzy się z wyłącznie rodzinną sprawą albo z konkretnymi świadczeniami opiekuńczymi z pomocy społecznej, to jest to tylko połowa obrazu. Tutaj będzie mowa o tej drugiej opcji: o zasiłku opiekuńczym z ubezpieczenia chorobowego, wypłacanym przez ZUS lub pracodawcę, gdy konieczne jest zapewnienie opieki osobie starszej. Tekst skupia się na praktycznych warunkach, dokumentach i powiązaniach z systemem podatkowym, tak aby łatwiej było zdecydować, czy warto z tego rozwiązania skorzystać.
Czym jest zasiłek opiekuńczy na osobę starszą
Zasiłek opiekuńczy to świadczenie z ubezpieczenia chorobowego, wypłacane za czas usprawiedliwionej nieobecności w pracy lub w działalności gospodarczej z powodu konieczności sprawowania osobistej opieki nad chorym członkiem rodziny.
W kontekście osób starszych szczególnie istotne jest, że przepisy nie używają pojęcia „osoba starsza”. Operują terminem „chory członek rodziny”, przy czym do tej kategorii zalicza się m.in. rodziców, teściów, dziadków, a także współmałżonka czy rodzeństwo, pod warunkiem prowadzenia wspólnego gospodarstwa domowego.
W praktyce zasiłek opiekuńczy na osobę starszą jest więc świadczeniem, które przysługuje, gdy:
konieczna jest osobista opieka nad chorym dorosłym członkiem rodziny, a jednocześnie spełnione są wymogi ubezpieczeniowe oraz limity dni określone w ustawie.
Podstawowe warunki przyznania zasiłku
Podstawę prawną stanowi ustawa o świadczeniach pieniężnych z ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa. W przypadku osoby starszej trzeba spełnić kilka kluczowych warunków.
Warunek ubezpieczenia chorobowego
Zasiłek opiekuńczy przysługuje wyłącznie osobom objętym ubezpieczeniem chorobowym. W praktyce dotyczy to:
- pracowników zatrudnionych na umowę o pracę,
- zleceniobiorców objętych ubezpieczeniem chorobowym (dobrowolnym),
- osób prowadzących działalność gospodarczą opłacających składkę chorobową,
- innych ubezpieczonych wymienionych w ustawie (np. duchowni, osoby współpracujące).
Brak ubezpieczenia chorobowego (np. praca wyłącznie na umowie o dzieło, nieopłacanie składki chorobowej przy działalności) automatycznie wyklucza możliwość otrzymania zasiłku.
Pokrewieństwo i wspólne gospodarstwo domowe
W relacji z osobą starszą za „członka rodziny” uznaje się m.in.:
- rodziców (w tym adopcyjnych),
- teściów,
- dziadków,
- współmałżonka,
- rodzeństwo, jeżeli prowadzi wspólne gospodarstwo domowe.
Kluczowe jest wspólne gospodarstwo domowe. ZUS bada, czy osoba ubezpieczona faktycznie mieszka i prowadzi razem gospodarstwo z osobą wymagającą opieki. Sam fakt pokrewieństwa często nie wystarczy.
Brak innych domowników mogących zapewnić opiekę
Ustawowym warunkiem jest także, aby nie było innych domowników mogących zapewnić opiekę. Chodzi o osoby pełnoletnie, zdolne do opieki, zamieszkujące wspólnie z osobą chorą.
Nie bierze się natomiast pod uwagę:
- osób całkowicie niezdolnych do pracy,
- osób przewlekle chorych lub obłożnie chorych,
- osób prowadzących działalność rolniczą, jeśli charakter pracy uniemożliwia stałą opiekę,
- osób zatrudnionych w systemie, który faktycznie uniemożliwia sprawowanie opieki (np. praca zmianowa w niestandardowych godzinach).
Ten warunek w praktyce bywa źródłem sporów – ZUS może badać realną możliwość opieki przez innych domowników, a nie tylko ich formalną obecność w mieszkaniu.
Limit dni zasiłku opiekuńczego na dorosłego
W przypadku opieki nad dorosłym członkiem rodziny (w tym osobą starszą) obowiązuje limit 14 dni w roku kalendarzowym. To 14 dni łącznie na wszystkich dorosłych członków rodziny, a nie na jedną osobę.
Zasiłek opiekuńczy na osobę starszą: maksymalnie 14 dni w roku na wszystkich dorosłych członków rodziny łącznie, niezależnie od liczby osób wymagających opieki.
Ten sam ubezpieczony może mieć w tym samym roku prawo także do zasiłku z tytułu opieki nad dziećmi, ale limity na dzieci są odrębne (60 dni, 30 dni – w zależności od wieku i sytuacji).
Wysokość zasiłku i rozliczenia podatkowe
Zasiłek opiekuńczy wypłacany jest w wysokości 80% podstawy wymiaru. Podstawa to u pracowników zazwyczaj średnie wynagrodzenie z ostatnich 12 miesięcy (lub krótszego okresu zatrudnienia).
W kontekście podatków warto pamiętać o dwóch rzeczach:
- zasiłek opiekuńczy podlega opodatkowaniu PIT jak zwykłe wynagrodzenie,
- nie są od niego odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne.
Płatnik (pracodawca lub ZUS) pobiera zaliczkę na podatek dochodowy. Informacja o wypłaconych zasiłkach pojawia się odpowiednio w:
- PIT-11 – gdy płatnikiem jest pracodawca,
- PIT-11A / PIT-40A – gdy zasiłek wypłaca ZUS.
Z perspektywy przedsiębiorcy zasiłek opiekuńczy pojawia się w rozliczeniu rocznym jako przychód opodatkowany, ale poza działalnością gospodarczą (najczęściej jako przychód z innych źródeł). W tym czasie brak jest przychodu z pracy, więc pojawiają się naturalne przerwy w przychodach z działalności.
Dokumenty wymagane od pracownika
W przypadku pracownika większość formalności odbywa się za pośrednictwem pracodawcy jako płatnika zasiłku (jeśli zatrudnia powyżej 20 ubezpieczonych) albo jako pośrednika przekazującego dokumenty do ZUS.
Zaświadczenie lekarskie o konieczności opieki
Podstawowym dokumentem jest elektroniczne zwolnienie lekarskie e-ZLA, wystawione na opiekę nad chorym członkiem rodziny. Lekarz zaznacza w nim odpowiedni kod dotyczący opieki oraz wskazuje okres, w którym opieka jest konieczna.
Obecnie e-ZLA trafia automatycznie do ZUS i do pracodawcy, więc nie ma już obowiązku dostarczania papierowego zwolnienia. Pracownik powinien natomiast poinformować pracodawcę o nieobecności zgodnie z przyjętymi w firmie zasadami (regulamin pracy, zwyczaj zakładowy).
Wniosek Z-15A i oświadczenia
Do przyznania zasiłku konieczne jest złożenie wniosku ZUS Z-15A – w przypadku:
- opieki nad chorym członkiem rodziny,
- opieki nad dzieckiem do lat 14 (również na ten sam formularz).
W Z-15A ubezpieczony składa m.in.:
- oświadczenie o prowadzeniu wspólnego gospodarstwa domowego z osobą chorą,
- oświadczenie o braku innych domowników mogących zapewnić opiekę,
- informację o wykorzystanych już w danym roku dniach zasiłku opiekuńczego.
Pracodawca przekazuje formularz Z-15A wraz z e-ZLA do ZUS (jeśli to ZUS wypłaca zasiłek) albo sam na tej podstawie wypłaca świadczenie pracownikowi (jeśli jest płatnikiem zasiłków).
Dodatkowe dokumenty przy pierwszym wniosku
Przy pierwszym wniosku o zasiłek opiekuńczy na osobę starszą ZUS może zażądać dokumentów potwierdzających pokrewieństwo i wspólne gospodarstwo domowe, np.:
- odpisu aktu urodzenia (gdy chodzi o rodzica),
- odpisu aktu małżeństwa (gdy chodzi o teścia/teściową),
- zaświadczenia o wspólnym zameldowaniu lub innych dowodów na wspólne gospodarstwo.
Nie jest to zawsze wymagane „z automatu”, ale w praktyce bywa przydatne przygotowanie się na taką ewentualność – zwłaszcza gdy sytuacja rodzinna nie jest prosta (np. inny adres zameldowania niż faktyczny).
Dokumenty dla przedsiębiorcy i zleceniobiorcy
Osoby prowadzące działalność gospodarczą oraz zleceniobiorcy składają dokumenty bezpośrednio do ZUS. Rola płatnika składek ogranicza się tu najczęściej do potwierdzenia zgłoszenia do ubezpieczenia chorobowego i odprowadzania składek.
Formularz Z-15B i komplet dokumentów
W przypadku przedsiębiorców i zleceniobiorców używa się formularza ZUS Z-15B. Zawiera on:
- dane ubezpieczonego i członka rodziny,
- oświadczenie o wspólnym gospodarstwie domowym,
- oświadczenie o braku innych domowników mogących sprawować opiekę,
- informację o wykorzystanych dniach zasiłku w danym roku.
Do wniosku dołącza się:
- e-ZLA wystawione na opiekę nad chorym członkiem rodziny (ZUS ma je w systemie, ale warto wskazać okres),
- ewentualne dokumenty potwierdzające pokrewieństwo i wspólne zamieszkanie,
- w razie potrzeby – dodatkowe wyjaśnienia co do sytuacji życiowej (np. inne osoby w gospodarstwie domowym, ich stan zdrowia, sposób pracy).
Warto pamiętać, że w przypadku działalności gospodarczej wymagane jest opłacanie składki chorobowej w odpowiedniej wysokości i w terminie. Zaległości w składkach mogą skutkować odmową wypłaty zasiłku lub koniecznością uregulowania zaległości przed przyznaniem świadczenia.
Terminy, przedawnienie i kontrola ZUS
Roszczenie o zasiłek opiekuńczy przedawnia się po 6 miesiącach od ostatniego dnia okresu, za który świadczenie przysługuje. Jeżeli jednak opóźnienie wynika z przyczyn niezależnych od ubezpieczonego, ZUS może przywrócić prawo do świadczenia – trzeba wówczas dobrze uzasadnić spóźnienie i przedstawić dowody.
Pracodawca lub ZUS wypłaca zasiłek w terminach przyjętych dla wypłaty wynagrodzeń albo nie później niż w ciągu 30 dni od złożenia kompletu dokumentów. ZUS ma prawo weryfikować zasadność zasiłku, zwłaszcza gdy:
- często pojawiają się wnioski o opiekę nad tą samą osobą,
- w e-ZLA lub w dokumentach są nieścisłości,
- pojawią się sygnały, że warunek braku innych domowników mogących zapewnić opiekę nie jest spełniony.
Kontrola może dotyczyć zarówno dokumentacji medycznej (w granicach dopuszczonych prawem), jak i faktycznej sytuacji rodzinnej – np. poprzez wezwanie do złożenia dodatkowych wyjaśnień.
Zasiłek opiekuńczy a planowanie podatkowe i zawodowe
Zasiłek opiekuńczy na osobę starszą ma dość ograniczony wymiar czasowy (14 dni rocznie na dorosłych), ale w praktyce bywa istotnym elementem krótkoterminowego zabezpieczenia dochodu w sytuacji nagłej choroby czy zaostrzenia stanu zdrowia seniora.
Dla pracowników oznacza to przejście z pełnego wynagrodzenia na 80% podstawy, ale z zachowaniem ciągłości zatrudnienia i składek emerytalno-rentowych (opłacanych od wynagrodzenia za okres pracy oraz zasiłku). Dla przedsiębiorców to okres bez przychodu z działalności, ale z pewnym minimalnym zabezpieczeniem dochodu z tytułu zasiłku, opodatkowanego na zasadach ogólnych.
W dłuższej perspektywie, przy stałej lub przewlekłej niezdolności do samodzielnego funkcjonowania osoby starszej, zasiłek opiekuńczy nie rozwiązuje problemu – limit 14 dni szybko się wyczerpuje. Wtedy w grę wchodzą inne instrumenty (świadczenia z pomocy społecznej, specjalny zasiłek opiekuńczy, świadczenie pielęgnacyjne itd.), ale to już inny fragment systemu niż opisane tutaj świadczenie z ubezpieczenia chorobowego.