W 2026 roku przedsiębiorca prowadzący jednoosobową działalność nadal wybiera między opodatkowaniem dochodu na skali podatkowej a ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Na moment publikacji nie ma uchwalonych zmian stawek skali, dlatego w przykładach stosujemy obowiązujące wartości: 12 i 32 procent podatku, próg 120 000 zł oraz kwotę wolną 30 000 zł. Różnica między formami polega na tym, że podatek na zasadach ogólnych liczy się od dochodu, a ryczałt od przychodu według stawki właściwej dla rodzaju działalności. Opłacalność konkretnej formy zależy głównie od poziomu przychodu, struktury kosztów oraz sposobu naliczania składki zdrowotnej, która w 2026 roku może zmienić relację między ryczałtem a skalą. Przy niskich kosztach ryczałt zwykle obniża obciążenia podatkowe, natomiast działalności o wysokich kosztach stałych i inwestycjach częściej korzystają na zasadach ogólnych. Porównamy obie formy na konkretnych liczbach dla różnych scenariuszy przychodów i kosztów w 2026 roku.
Co decyduje o opłacalności ryczałtu i zasad ogólnych w 2026 roku
Opłacalność każdej z form zależy od sposobu liczenia podatku. Na zasadach ogólnych przedsiębiorca płaci podatek od dochodu, czyli różnicy między przychodem a kosztami. W 2026 roku stosowane są stawki 12 procent do 120 000 zł dochodu i 32 procent powyżej tej kwoty, a kwota wolna wynosi 30 000 zł. Ryczałt jest naliczany od przychodu według stawek od 2 do 17 procent, bez możliwości rozliczenia kosztów. Stawka 8,5 procent obejmuje wiele podstawowych usług, natomiast 12 lub 15 procent dotyczy usług specjalistycznych. Jak zauważa doradca podatkowy Roman Kaniewski, prowadzący kancelarię we Wrocławiu, sama stawka podatku nie przesądza o opłacalności, ponieważ kluczowe znaczenie ma relacja przychodu do kosztów oraz to, czy w działalności występują wydatki możliwe do rozliczenia w kosztach.
Na opłacalność wpływa także sposób naliczania składki zdrowotnej. Na moment przygotowania artykułu obowiązują zasady stosowane w 2025 roku, natomiast w przestrzeni publicznej znajduje się projekt reformy przewidujący dwuelementową składkę zdrowotną obejmującą część ryczałtową oraz część procentową naliczaną po przekroczeniu określonego progu dochodu lub przychodu. Ostateczny kształt przepisów będzie znany po uchwaleniu ustawy. W przykładowych obliczeniach zakładamy wariant projektowany, ponieważ zmienia on proporcje obciążeń pomiędzy ryczałtem a zasadami ogólnymi i może mieć realne znaczenie dla przedsiębiorców wybierających formę rozliczeń na 2026 rok.
Scenariusze liczbowe: jak porównać ryczałt i zasady ogólne w praktyce
Realne porównanie obu form opodatkowania ma sens tylko wtedy, gdy opiera się na liczbach odpowiadających codziennej działalności. Poniżej analizujemy trzy modele pracy: działalność o niskich kosztach, firmę z umiarkowanymi wydatkami oraz przedsiębiorstwo z wysokimi kosztami stałymi i amortyzacją. W kalkulacjach stosujemy obowiązujące stawki skali podatkowej oraz stawki ryczałtu. Przy składce zdrowotnej uwzględniamy obecny system i wariant projektowany, ponieważ to on może obowiązywać od 2026 roku.
Scenariusz A: niskie koszty i stabilne przychody
Założenia:
- przychód: 12 000 zł miesięcznie
- koszty: 1 500 zł miesięcznie
- stawka ryczałtu: 8,5 procent
Dochód na zasadach ogólnych wynosi 10 500 zł. Podatek liczony stawką 12 procent pomniejsza kwota zmniejszająca podatek. Na ryczałcie obciążenie podatkowe to 1 020 zł miesięcznie. Przy takiej strukturze wydatków ryczałt jest z reguły korzystniejszy, ponieważ koszty stanowią niewielką część przychodu i nie obniżają znacząco podstawy opodatkowania.
Scenariusz B: średnie koszty i zmienne przychody
Założenia:
- przychód: 20 000 zł
- koszty: 7 000 zł
- stawka ryczałtu: 12 procent
Dochód na zasadach ogólnych wynosi 13 000 zł i jest opodatkowany według niższej stawki 12 procent. Na ryczałcie obciążenie to 2 400 zł miesięcznie. W działalnościach, w których koszty są realnym elementem operacyjnym — biuro, sprzęt, licencje, podwykonawcy — zasady ogólne zaczynają mieć przewagę, ponieważ koszty skutecznie obniżają podstawę podatku.
Scenariusz C: wysokie koszty stałe i amortyzacja
Założenia:
- przychód: 35 000 zł
- koszty: 18 000 zł
- stawka ryczałtu: 15 procent
Dochód na zasadach ogólnych wynosi 17 000 zł. Koszty amortyzacyjne i wydatki operacyjne ograniczają podstawę opodatkowania, dlatego podatek na skali rośnie wolniej niż podatek ryczałtowy oparty wyłącznie na przychodzie. Na ryczałcie miesięczne obciążenie wynosi 5 250 zł. Firmy inwestujące w sprzęt i ponoszące duże koszty stałe rzadko korzystają z ryczałtu, bo brak możliwości rozliczenia wydatków podwyższa efektywne obciążenie podatkowe.
W praktyce ryczałt sprawdza się w firmach o niskich kosztach, natomiast zasady ogólne zyskują przewagę wszędzie tam, gdzie koszty, amortyzacja i wydatki inwestycyjne stanowią istotny element działalności.
Ryzyka i ograniczenia obu form opodatkowania w 2026 roku
Wybór formy opodatkowania nie zależy wyłącznie od rachunku podatkowego. Każdy model ma ograniczenia, które wpływają na codzienne funkcjonowanie firmy, rozliczenia i dostępne możliwości optymalizacji. W 2026 roku różnice między ryczałtem a zasadami ogólnymi są szczególnie widoczne przy działalnościach o zmiennej strukturze kosztów lub planowanych inwestycjach.
Ograniczenia ryczałtu: wpływ kosztów i struktury działalności
Ryczałt opiera się wyłącznie na przychodzie, dlatego koszty nie obniżają obciążenia podatkowego. W praktyce oznacza to, że firma inwestująca w sprzęt, biuro lub podwykonawców płaci podatek niezależnie od faktycznego dochodu. W wielu branżach koszty rosną szybciej niż przychody i to właśnie wtedy ryczałt zaczyna być obciążeniem. Drugi problem pojawia się przy wyborze stawki. Niektóre usługi klasyfikowane są stawką 12 lub 15 procent, co podwyższa ryczałt nawet wtedy, gdy firma działa na niskiej marży. Ryczałt ogranicza również możliwość amortyzacji oraz ujmowania kosztów reprezentacji, marketingu i wyposażenia biura.
Ograniczenia zasad ogólnych: większa ewidencja i ryzyko wyższych obciążeń
Zasady ogólne pozwalają obniżać podatek dzięki kosztom, ale wymagają szczegółowej ewidencji i dokumentowania każdego wydatku. Firma prowadząca KPiR jest zobowiązana do prawidłowego przypisania kosztów do działalności, co zwiększa pracochłonność rozliczeń. W modelu opartym na zmiennych dochodach problemem jest ryzyko wejścia w wyższy próg podatkowy. Przy dochodach przekraczających 120 000 zł rocznie stawka rośnie do 32 procent i wyraźnie podnosi obciążenia. W działalnościach usługowych o niskich kosztach zasady ogólne bywają mniej przewidywalne, ponieważ kwota wolna ma mniejszy wpływ na finalny wynik przy wyższych dochodach.
Kiedy ryzyka mają największe znaczenie
Największa różnica dotyczy firm, które:
- prowadzą działalność sezonową lub o dużej zmienności miesięcznych wyników
- planują inwestycje i chcą korzystać z amortyzacji
- ponoszą koszty stałe przekraczające jedną trzecią przychodów
- działają w branżach o stawkach 12 lub 15 procent na ryczałcie
W tych przypadkach zasady ogólne dają większą kontrolę nad podatkiem, ponieważ koszty amortyzacji, mediów, sprzętu i usług zewnętrznych realnie obniżają podstawę opodatkowania. Ryczałt pozostaje atrakcyjny wtedy, gdy działalność jest prosta kosztowo i generuje stabilny, przewidywalny przychód.
Kiedy i w jaki sposób można zmienić formę opodatkowania
Wybór formy opodatkowania nie jest decyzją na cały okres prowadzenia działalności. Przedsiębiorca może zmienić sposób rozliczeń w określonych terminach i na jasno opisanych zasadach. W praktyce wiele firm analizuje zmianę formy na przełomie roku, ale nie wszystkie wiedzą, że istnieją także sytuacje, w których zmiana jest możliwa w trakcie roku podatkowego.
Terminy zmiany formy opodatkowania
Najważniejszy termin dotyczy początku roku. Zgłoszenie wyboru nowej formy składa się:
- do 20 stycznia danego roku – jeśli przedsiębiorca chce przejść na ryczałt, zasady ogólne lub podatek liniowy od 1 stycznia
- w ciągu 7 dni od rozpoczęcia działalności – jeśli zmiana dotyczy nowo zakładanej firmy
Zmiana formy po 20 stycznia jest co do zasady niemożliwa, chyba że wystąpią szczególne okoliczności związane z utratą prawa do ryczałtu.
Kiedy zmiana jest możliwa w trakcie roku
Firma rozliczająca się w formie ryczałtu traci prawo do tej formy, jeśli:
- przekroczy limit przychodów uprawniających do ryczałtu
- zacznie wykonywać usługi, których nie można opodatkować ryczałtem
- nie spełnia warunków ustawowych dotyczących ewidencji przychodów lub struktury działalności
W takich przypadkach przedsiębiorca przechodzi automatycznie na zasady ogólne od dnia, w którym przestał spełniać warunki do ryczałtu. Firma nie może później powrócić na ryczałt w trakcie tego samego roku.
Zmiana z zasad ogólnych na ryczałt w trakcie roku nie jest dopuszczalna. Taka decyzja może zostać podjęta dopiero od kolejnego roku podatkowego.
Jak technicznie zgłosić zmianę formy opodatkowania
Wybór lub rezygnacja z formy opodatkowania odbywa się przez złożenie aktualizacji wpisu do CEIDG. Przedsiębiorca wypełnia:
- formularz CEIDG-1,
- część dotyczącą formy opodatkowania,
- oświadczenie o właściwej stawce ryczałtu, jeśli wybiera ryczałt od przychodów.
Zmiana ta jest automatycznie przekazywana do urzędu skarbowego. Nie ma potrzeby składania dodatkowych dokumentów w US, o ile firma nie zmienia innych parametrów działalności.
Jak podjąć decyzję: praktyczna metoda wyboru formy opodatkowania w 2026 roku
Przedsiębiorca podejmujący decyzję o formie opodatkowania powinien opierać ją na trzech liczbach: średnim miesięcznym przychodzie, wysokości kosztów i przewidywanych inwestycjach. Ryczałt daje przewagę wtedy, gdy koszty są niskie, a działalność ma powtarzalną strukturę przychodów. Zasady ogólne stają się korzystniejsze, gdy firma ponosi istotne wydatki stałe, wykorzystuje amortyzację lub generuje zmienny wynik finansowy w cyklu miesięcznym.
Decyzję warto poprzedzić symulacją roczną, w której przedsiębiorca analizuje:
- wysokość podatku w obu formach przy obecnym poziomie przychodów
- wpływ kosztów operacyjnych i inwestycji na podstawę opodatkowania
- skutki przekroczenia progu podatkowego przy zasadach ogólnych
- stawkę ryczałtu właściwą dla wykonywanej działalności
- realny efekt składki zdrowotnej liczonej według obowiązujących zasad
Zmiana formy opodatkowania powinna być decyzją opartą na danych, a nie na intuicji. Dla części firm korzystniejsze będą stałe obciążenia ryczałtowe, dla innych możliwość rozliczenia kosztów stanie się istotnym elementem budowania marży. Przedsiębiorcy, którzy nie mają pewności co do właściwej formy, najczęściej korzystają z konsultacji z doradcą podatkowym, ponieważ wybór formy opodatkowania wpływa na podatek roczny oraz miesięczne obciążenia, a jego skutki są widoczne w całym roku podatkowym.