Wynajmujący dzielą się na dwie grupy: osoby traktujące najem jako dodatkowy dochód oraz tych, którzy budują na nim pół-biznes lub pełnoprawną działalność. W praktyce większość przepisów i problemów dotyczy właśnie tej pierwszej grupy, która chce po prostu legalnie wynajmować mieszkanie, płacić możliwie niski podatek i nie wpaść w konflikt z fiskusem. Ten tekst porządkuje aktualne zasady: jakie formy opodatkowania są dziś realnie dostępne, kiedy wchodzi do gry progresywny podatek dochodowy i w jakich sytuacjach zmiana formy potrafi zaoszczędzić kilka tysięcy zł rocznie.
Najem prywatny a najem w działalności – od tego trzeba zacząć
Najpierw trzeba rozróżnić dwa światy opodatkowania najmu:
- najem prywatny – poza działalnością gospodarczą
- najem w ramach działalności gospodarczej – mieszkanie / mieszkania „wrzucone” do firmy
Dla fiskusa to nie jest kosmetyczna różnica. Od wyboru formy najmu zależy, jaką formę opodatkowania w ogóle wolno zastosować. Od 2023 r. ustawodawca uciął kombinacje: prywatny najem rozliczany na zasadach ogólnych (skala podatkowa) nie wchodzi już w grę.
Dla najmu prywatnego dostępny jest dziś wyłącznie ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Skala podatkowa (progresywny PIT) może mieć zastosowanie wyłącznie przy najmie w ramach działalności gospodarczej.
Dlatego zanim zacznie się liczyć procenty, trzeba odpowiedzieć na jedno pytanie: czy mieszkanie będzie wynajmowane prywatnie, czy w działalności. Dopiero potem można porównywać stawki, koszty i podatki.
Ryczałt od najmu prywatnego – jedyna opcja poza działalnością
W przypadku najmu prywatnego wybór jest prosty, bo… żadnego wyboru nie ma. Ustawowo narzucony jest ryczałt od przychodów ewidencjonowanych. Podatek liczony jest od przychodu, czyli od kwoty czynszu otrzymywanej od najemcy (bez opłat przerzucanych na najemcę typu media refakturowane, o ile są poprawnie rozliczane).
Stawki ryczałtu od najmu prywatnego:
- 8,5% – od przychodu do 100 000 zł rocznie
- 12,5% – od nadwyżki ponad 100 000 zł rocznie
Limit 100 000 zł dotyczy łącznie wszystkich nieruchomości wynajmowanych prywatnie i jest liczony na osobę. Przy współwłasności małżeńskiej możliwe jest opodatkowanie 100% przychodu u jednego z małżonków (po złożeniu stosownego oświadczenia), co czasem ułatwia optymalizację podatkową.
Istotna wada ryczałtu: brak prawa do rozliczania kosztów uzyskania przychodu. Nie odlicza się:
- amortyzacji mieszkania
- odsetek od kredytu
- remontów, doposażenia, wyposażenia
- ubezpieczenia, prowizji pośredników itd.
Dla osób, które spłacają duży kredyt lub zrobiły solidny remont przed wynajmem, bywa to wyjątkowo niekorzystne. Z drugiej strony – ryczałt jest prosty, tani księgowo i przy niskich kosztach bywa bardzo opłacalny.
Najem w działalności gospodarczej a podatek progresywny
Jeżeli najem ma większą skalę (kilka-kilkanaście mieszkań), jest kupowane i sprzedawane „pod wynajem”, podpisywane są liczne umowy, prowadzone ogłoszenia, obsługiwani najemcy krótkoterminowi – urząd skarbowy może uznać, że to już działalność gospodarcza. Wówczas dochody z najmu wchodzą do „firmy” i są opodatkowane jak każdy inny dochód z DG.
W ramach działalności można wybrać różne formy opodatkowania, ale dla tematyki progresywnego PIT interesuje przede wszystkim skala podatkowa, czyli klasyczny „podatek progresywny”.
Kiedy przejście na działalność ma w ogóle sens
Przeniesienie najmu do działalności gospodarczej opłaca się najczęściej w kilku sytuacjach:
- posiadanie kilku lub więcej mieszkań na wynajem
- duże nakłady na remonty, doposażenie, modernizacje
- wysokie odsetki od kredytu – szczególnie przy nowych kredytach
- plany rozbudowy portfela najmu (kolejne lokale, flipy, najem krótkoterminowy)
W działalności można rozliczać pełne koszty uzyskania przychodu, a to często zmienia wynik podatkowy o 180 stopni. Jeśli przez kilka lat inwestuje się w standard, spłaca wysoki kredyt i modernizuje budynek, realny dochód podatkowy może być bliski zera, mimo wysokich przychodów z czynszu.
Skala podatkowa (progresywny PIT) w działalności
Przy rozliczaniu działalności na zasadach ogólnych, obowiązuje progresywna skala podatkowa:
- 12% – do 120 000 zł dochodu rocznie
- 32% – od nadwyżki ponad 120 000 zł dochodu
Dochód to przychód z najmu pomniejszony o koszty jego uzyskania (remonty, odsetki, amortyzacja, media, ubezpieczenia, prowizje itp.). W odróżnieniu od ryczałtu kluczowa jest więc struktura wydatków.
Dodatkowo na skali funkcjonują ulgi (np. ulga dla klasy średniej – zależnie od aktualnego stanu prawnego), wspólne rozliczenie z małżonkiem, kwota wolna od podatku. To potrafi jeszcze obniżyć realne obciążenia.
Progresywny PIT w działalności ma sens, gdy dochód po odliczeniu kosztów nie „wystrzela” mocno powyżej 120 000 zł rocznie lub gdy liczone są także inne dochody podatnika i opłaca się wykorzystać mechanizmy skali (wspólność małżeńska, ulgi).
Koszty, które robią największą różnicę
Przy wyborze między ryczałtem a działalnością (skala podatkowa) najwięcej „waży” kilka pozycji kosztowych:
- odsetki od kredytu – przy wysokich stopach procentowych potrafią „zjeść” większość przychodu
- remonty generalne – wymiana instalacji, łazienek, kuchni, stolarki, standard „pod wynajem premium”
- amortyzacja (jeśli jest jeszcze możliwa według aktualnych przepisów dla danego lokalu)
- koszty obsługi – zarządca najmu, sprzątanie, serwis, pośrednicy
Jeżeli suma tych wydatków jest wysoka, na ryczałcie nie da się ich w żaden sposób uwzględnić. W działalności – realnie obniżają podstawę opodatkowania, co przy wyższych czynszach i kilku lokalach może oznaczać oszczędność rzędu kilkunastu–kilkudziesięciu tysięcy zł rocznie.
Progresywny PIT czy ryczałt – co się bardziej opłaca
W praktyce decyzja wygląda zwykle tak: pozostać przy najmie prywatnym na ryczałcie, czy „przepiąć” się na działalność i rozliczać się progresywnie (lub liniowo, ale to osobny temat). Nie da się tego ocenić bez prostego przeliczenia.
Przykładowy sposób liczenia opłacalności
Warto podejść do tego jak do krótkiego excela, nawet na kartce:
- Spisać łączny roczny przychód z najmu (wszystkie mieszkania).
- Wyliczyć podatek na ryczałcie: 8,5% do 100 000 zł, 12,5% powyżej.
- Spisać wszystkie roczne koszty, które w działalności mogłyby być kosztami uzyskania przychodu.
- Odjąć koszty od przychodu – wyjdzie potencjalny dochód w działalności.
- Przeliczyć podatek na skali: 12% do 120 000 zł, 32% powyżej.
Przykładowo:
Przychód z najmu: 120 000 zł rocznie (2 mieszkania po 5 000 zł miesięcznie).
Koszty roczne (odsetki, remont, ubezpieczenia, zarządca): 60 000 zł.
Ryczałt (najem prywatny):
100 000 zł × 8,5% = 8 500 zł
20 000 zł × 12,5% = 2 500 zł
Razem podatek: 11 000 zł
Działalność, skala podatkowa:
Dochód = 120 000 zł – 60 000 zł = 60 000 zł
Podatek 12% od 60 000 zł = 7 200 zł
Różnica: 3 800 zł rocznie na korzyść działalności. A to przykład na zaledwie dwóch mieszkaniach i umiarkowanych kosztach.
Kiedy ryczałt mimo wszystko wygrywa
Ryczałt wygrywa zwykle w scenariuszach:
- jedno mieszkanie, niewielki kredyt lub jego brak
- lokal w przyzwoitym stanie, bez dużych remontów
- mało formalności – brak ochoty na prowadzenie firmy, księgowość, ZUS
Przy niewielkich kosztach realna różnica między 8,5% ryczałtu a 12% podatku progresywnego (liczonego od dochodu) potrafi być zaskakująco mała. A dochodzi cały „narzut” działalności gospodarczej – księgowość, ewentualny ZUS, zgłoszenia do urzędów.
Jak formalnie wybrać formę opodatkowania najmu
Wybór formy opodatkowania zależy od tego, czy najem jest prywatny, czy w działalności.
Najem prywatny:
Tutaj sytuacja jest prosta – stosowany jest ryczałt i nie ma potrzeby składać odrębnego oświadczenia o wyborze skali, bo skali po prostu nie ma. Podatek rozliczany jest na formularzu PIT-28. Warto pilnować terminu wpłat miesięcznych lub kwartalnych.
Najem w działalności:
Przy zakładaniu działalności gospodarczej trzeba wskazać formę opodatkowania (skala, podatek liniowy, ryczałt). Jeżeli działalność już funkcjonuje, termin zmiany formy opodatkowania z reguły przypada na początek roku (do 20. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym osiągnięto pierwszy przychód w roku podatkowym – warto sprawdzić aktualne przepisy).
Błędne lub spóźnione oświadczenie o formie opodatkowania potrafi „zamrozić” podatnika w mniej korzystnym wariancie na cały rok podatkowy. Przed złożeniem dokumentów dobrze jest mieć gotowe wyliczenia.
Najczęstsze błędy przy opodatkowaniu wynajmu mieszkania
Praktyka pokazuje kilka powtarzających się wpadek, które potem kończą się dopłatami podatku lub sporami z urzędem skarbowym.
1. Mylenie przychodu z dochodem
Na ryczałcie podstawą opodatkowania jest przychód, a nie „to, co zostaje w kieszeni po wszystkich ratach i rachunkach”. Wielu wynajmujących jest przekonanych, że skoro rata kredytu zjada prawie cały czynsz, to podatek powinien być liczony od reszty. Niestety – nie na ryczałcie.
2. Ignorowanie skali działalności
Kilka mieszkań, rotacja najemców, ogłoszenia, obsługa, wynajmowanie na doby – to już bywa interpretowane jako działalność gospodarcza, nawet jeśli formalnie jej nie zarejestrowano. Fiskus może potraktować taki najem jako działalność „z mocy prawa” i domagać się podatku według zasad dla działalności, razem z odsetkami.
3. Brak przeliczeń przy zmianie przepisów
Przez lata prywatny najem można było opodatkować zarówno ryczałtem, jak i według skali PIT. Po wprowadzeniu obowiązkowego ryczałtu część wynajmujących nigdy nie przeliczyła, czy opłaca się przejść na działalność i wrócić do progresywnego PIT w tym trybie. Przy dużych remontach i wysokich odsetkach bywa to bardzo kosztowna bierność.
4. Nieporozumienia wokół współwłasności
Przy małżeństwach panuje duże zamieszanie: kto powinien rozliczać najem, w jakiej proporcji i jak zgłosić opodatkowanie 100% przychodu u jednego z małżonków. Z punktu widzenia podatku może to mieć znaczenie, zwłaszcza gdy tylko jedno z małżonków ma inne, wysokie dochody opodatkowane progresywnie.
Podsumowanie – jak podejść do wyboru formy opodatkowania
Logika wyboru jest w gruncie rzeczy prosta, choć przepisy wydają się skomplikowane. Najpierw trzeba odpowiedzieć, czy najem ma charakter raczej prywatny i okazjonalny, czy coraz bardziej przypomina zorganizowaną działalność. Potem warto spisać liczby: roczny przychód, realistyczne koszty, raty kredytu, remonty planowane na najbliższe lata.
Jeżeli koszty są małe, a celem jest święty spokój – najem prywatny na ryczałcie będzie zwykle wystarczający. Gdy koszty rosną, a portfel mieszkań się rozbudowuje, w pewnym momencie pojawia się przestrzeń na działalność gospodarczą i rozliczanie na skali podatkowej. Ostateczna decyzja powinna wynikać z liczb, a nie z przyzwyczajeń – bo przy współczesnych stawkach i zmianach w prawie różnice w podatku potrafią być naprawdę duże.