Nota korygująca to dokument, który pozwala na poprawienie błędów w fakturze bez konieczności wystawiania faktury korygującej. Ważne jest, aby pamiętać, że notą korygującą można poprawiać jedynie błędy formalne, takie jak pomyłki w danych nabywcy lub sprzedawcy, błędy w numerach identyfikacyjnych czy datach. Nie można natomiast korygować wartości sprzedaży, stawek VAT czy ilości towaru.
Nota korygująca powinna zawierać kilka kluczowych elementów: dane wystawcy i odbiorcy noty, informacje o fakturze, której dotyczy korekta, wskazanie treści, która jest korygowana oraz jej prawidłowe brzmienie. Istotne jest, aby nota była podpisana zarówno przez wystawcę, jak i odbiorcę – to warunek jej ważności.
Warto wiedzieć, że notę korygującą wystawia zawsze nabywca (odbiorca faktury), a nie sprzedawca. Jest to dokument, który nie wymaga specjalnego wzoru określonego przez przepisy, ale powinien zawierać wszystkie elementy wymagane przez ustawę o VAT. Prawidłowo sporządzona nota korygująca stanowi ważny dokument księgowy, który należy przechowywać wraz z fakturą, której dotyczy.
NOTA KORYGUJĄCA NR NK/01/2023
DANE WYSTAWCY NOTY KORYGUJĄCEJ (NABYWCY)
Adres: ul. Przykładowa 1, 00-001 Warszawa
NIP: 1234567890
DANE WYSTAWCY FAKTURY (SPRZEDAWCY)
Adres: ul. Testowa 5, 00-002 Warszawa
NIP: 0987654321
DANE FAKTURY, KTÓREJ DOTYCZY NOTA KORYGUJĄCA
Data wystawienia: 10.11.2023
TREŚĆ KOREKTY
| Treść przed korektą | Treść po korekcie |
|---|---|
| Nazwa nabywcy: ABD Sp. z o.o. | Nazwa nabywcy: ABC Sp. z o.o. |
| NIP nabywcy: 1234567891 | NIP nabywcy: 1234567890 |
| Data sprzedaży: 09.10.2023 | Data sprzedaży: 09.11.2023 |
PODPISY
(nabywcy)
(sprzedawcy)
Kiedy wystawiać notę korygującą?
Nota korygująca jest dokumentem, który służy do poprawiania błędów formalnych w fakturach. Można ją wystawić wyłącznie w przypadku pomyłek dotyczących danych identyfikacyjnych, takich jak:
- Nazwa lub adres sprzedawcy lub nabywcy
- Numery NIP
- Daty wystawienia faktury lub sprzedaży
- Numery rejestracyjne pojazdów
- Błędy w numerach faktur
Warto pamiętać, że notą korygującą nie można poprawiać elementów mających wpływ na wysokość podatku, takich jak cena, ilość, stawka VAT czy wartość sprzedaży. W takich przypadkach konieczne jest wystawienie faktury korygującej przez sprzedawcę.
Kto wystawia notę korygującą?
Zgodnie z przepisami, notę korygującą wystawia zawsze nabywca towaru lub usługi (odbiorca faktury), a nie sprzedawca. Jest to istotna różnica w porównaniu do faktury korygującej, którą wystawia sprzedawca.
Po wystawieniu noty korygującej, konieczne jest uzyskanie akceptacji wystawcy faktury (sprzedawcy). Ta akceptacja może mieć formę podpisu na dokumencie, co zostało uwzględnione w naszym wzorze, lub może być wyrażona w inny sposób, np. poprzez potwierdzenie mailowe.
Elementy obowiązkowe noty korygującej
Prawidłowo sporządzona nota korygująca powinna zawierać:
- Wyrazy „NOTA KORYGUJĄCA” lub „NOTA”
- Numer kolejny i datę wystawienia noty
- Dane identyfikacyjne nabywcy (wystawcy noty) i sprzedawcy
- Numer faktury, której dotyczy nota oraz datę jej wystawienia
- Wskazanie treści, która jest korygowana oraz jej prawidłowe brzmienie
- Podpis wystawcy noty
Praktyczne wskazówki przy wystawianiu noty korygującej
Numeracja not korygujących powinna być prowadzona w sposób ciągły. Warto stosować oznaczenia typu „NK/numer/rok”, co ułatwia identyfikację dokumentu w systemie księgowym.
Przy poprawianiu wielu błędów na jednej fakturze, wszystkie korekty można umieścić na jednej nocie korygującej – nie ma potrzeby wystawiania osobnych dokumentów dla każdej pomyłki.
Nota korygująca może być wystawiona w formie papierowej lub elektronicznej, podobnie jak faktura. Wzór noty nie jest ściśle określony przez przepisy, dlatego przedstawiony szablon można dostosować do własnych potrzeb, zachowując wszystkie wymagane elementy.
Pamiętaj, że notę korygującą należy przechowywać wraz z fakturą, której dotyczy, przez okres wymagany dla dokumentacji podatkowej (obecnie 5 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności podatku).