Przestań odkładać zgłoszenie nieruchomości i przejdź przez formularz IN-1 krok po kroku na konkretnym przykładzie. Ten tekst pokazuje, jak w praktyce wypełnić IN-1 przy typowej sytuacji: mieszkanie kupione na rynku wtórnym, z omówieniem najczęstszych pól i pułapek.
Formularz IN-1 służy do zgłoszenia danych potrzebnych do wymiaru podatku od nieruchomości (a w wielu gminach także podatku rolnego i leśnego) przez osoby fizyczne. Choć wzór ustalany jest uchwałą rady gminy i może się nieco różnić w zależności od miejscowości, logika i wymagane informacje są w całym kraju bardzo podobne.
Czym jest IN-1 i kiedy trzeba go złożyć
IN-1 to informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych składana do urzędu gminy/miasta. Obowiązek złożenia dotyczy każdej osoby fizycznej, która:
- nabyła (kupiła, odziedziczyła, dostała w darowiźnie) nieruchomość,
- wybudowała dom, garaż lub inny obiekt podlegający opodatkowaniu,
- zmieniła sposób użytkowania (np. mieszkanie na lokal użytkowy),
- sprzedała lub zbyła nieruchomość – wtedy zgłasza się zakończenie obowiązku podatkowego.
Zwykle czas na złożenie IN-1 to 14 dni od dnia powstania obowiązku podatkowego (np. podpisania aktu notarialnego). Dokładny termin oraz wzór formularza wynikają z uchwały rady Twojej gminy – przed wypełnieniem warto pobrać aktualny druk z oficjalnej strony urzędu.
Najczęściej popełnianym błędem jest złożenie IN-1 tylko raz „na zawsze”. Formularz składa się ponownie przy każdej zmianie stanu nieruchomości lub sposobu jej użytkowania.
Przykład, na którym zostanie pokazane wypełnianie IN-1
Dla przejrzystości zostanie użyty prosty, ale typowy przykład:
- osoba fizyczna kupiła mieszkanie 50 m² w bloku,
- do mieszkania przynależy komórka lokatorska 3 m²,
- mieszkanie służy wyłącznie celom mieszkaniowym (brak działalności gospodarczej),
- nieruchomość znajduje się w mieście na prawach powiatu,
- akt notarialny podpisano 10 stycznia – od tej daty liczony jest termin.
Na tym przykładzie można przejść przez najważniejsze części formularza IN-1 i załącznika dotyczącego lokalu mieszkalnego (w wielu gminach: Załącznik ZIN-1/A albo podobnie nazwany).
Sekcja A – Miejsce i cel składania formularza IN-1
Na górze druku najczęściej znajduje się sekcja oznaczona jako A. MIEJSCE SKŁADANIA INFORMACJI. W tym polu wpisuje się:
- pełną nazwę organu podatkowego, np. „Prezydent Miasta X” albo „Wójt Gminy Y”,
- nazwę gminy/miasta – dokładnie tak, jak w nagłówku formularza.
Tuż obok lub niżej widnieje sekcja CEL ZŁOŻENIA INFORMACJI. Najczęściej są dwie kratki: „złożenie informacji” i „korekta informacji”.
W przykładzie z nowo kupionym mieszkaniem należy zaznaczyć (postawić krzyżyk lub „X”) w polu „złożenie informacji”. „Korektę” zaznacza się przy zmianie danych (np. przebudowie, zmianie metrażu lub funkcji lokalu).
Sekcja B – Dane i identyfikacja podatnika
Sekcja B. DANE PODATNIKA jest w miarę standardowa w całym kraju. Wymagane są:
1. Rodzaj identyfikatora
Zazwyczaj do wyboru jest PESEL lub NIP. Osoba fizyczna nieprowadząca działalności gospodarczej wpisuje numer PESEL i zaznacza odpowiednie pole. NIP wskazuje się w sytuacji, kiedy podatnik rozlicza się jako przedsiębiorca.
2. Dane osobowe
Trzeba wypełnić imię, nazwisko, datę urodzenia, imię ojca, imię matki – zgodnie z dowodem osobistym. Część gmin nie wymaga wszystkich tych danych, ale zwykle przynajmniej imię, nazwisko i data urodzenia są obowiązkowe.
3. Adres zamieszkania
W tym miejscu podaje się adres stałego zamieszkania podatnika, a niekoniecznie adres nieruchomości, której dotyczy podatek (ten będzie niżej lub w załączniku). Wpisywany jest kraj, województwo, powiat, gmina, miejscowość, ulica, numer domu i lokalu, kod pocztowy. Dobrze zwrócić uwagę, czy gmina nie wymaga wpisania „dzielnicy” w miastach dużych – pola bywają różne.
Jeżeli nieruchomość ma współwłaścicieli, część formularzy pozwala wskazać ich w dalszej części albo w oddzielnym załączniku. Wówczas każdy współwłaściciel składa własny IN-1 lub wypełniany jest wspólny formularz zgodnie z lokalnymi wytycznymi gminy.
Sekcja C – Informacje ogólne o nieruchomościach
Sekcja C. PRZEDMIOT OPODATKOWANIA służy do zebrania ogólnych danych o tym, co właściwie podlega opodatkowaniu. W typowym formularzu występują pola dotyczące:
- posiadania gruntów,
- posiadania budynków lub ich części,
- posiadania budowli związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej.
W przykładzie z mieszkaniem w bloku zwykle zaznacza się pole dotyczące budynków lub ich części. Grunt jest rozliczany pośrednio, przez udział w nieruchomości wspólnej – to najczęściej „załatwiają” dane z załącznika lokalowego.
W tej części mogą znajdować się także pytania typu: „Czy nieruchomość jest przedmiotem współwłasności?”, „Czy nieruchomość służy wyłącznie celom mieszkaniowym?”, „Czy część nieruchomości jest wykorzystywana do działalności gospodarczej?”. W przykładzie mieszkaniowym bez firmy zaznaczane są odpowiednio pola „tak/nie”, wskazując: współwłasność – zgodnie z aktem; brak działalności gospodarczej.
Sekcja D – Załączniki i ich powiązanie z IN-1
Formularz główny IN-1 to dopiero początek. Do niego dołącza się zwykle różne załączniki, np.:
- załącznik dotyczący budynków i lokali – np. ZIN-1/A,
- załącznik dotyczący gruntów – gdy chodzi o działki, pola, lasy,
- załącznik dla budowli związanych z działalnością.
W sekcji D. INFORMACJA O ZAŁĄCZNIKACH trzeba wpisać liczbę poszczególnych załączników. Dla prostego przykładu z jednym mieszkaniem bez osobnego garażu wystarczy zazwyczaj 1 sztuka załącznika budynkowego/lokalowego.
Bez zaznaczenia i dołączenia właściwego załącznika IN-1 jest niekompletny – urząd i tak poprosi o uzupełnienie. W praktyce to załączniki „niosą” większość danych potrzebnych do wyliczenia podatku.
Załącznik dla lokalu mieszkalnego – krok po kroku
Identyfikacja nieruchomości i tytuł prawny
W załączniku do IN-1 dla lokali mieszkalnych pierwsza część dotyczy identyfikacji nieruchomości. Wymagane są zwykle:
- adres lokalu – miejscowość, ulica, numer budynku i lokalu,
- numer działki ewidencyjnej i obręb ewidencyjny,
- numer księgi wieczystej (jeżeli jest prowadzona).
Te dane najlepiej przepisać z aktu notarialnego lub wypisu z księgi wieczystej. W razie wątpliwości, numer działki i obręb można znaleźć w serwisie geoportalu gminy lub ogólnopolskim geoportalu, ale podstawą powinien być dokument własności.
Kolejny element to tytuł prawny do nieruchomości. Najczęściej występują opcje:
- własność,
- współwłasność (z podaniem ułamka udziału),
- użytkowanie wieczyste,
- spółdzielcze własnościowe prawo do lokalu.
W przykładzie z kupionym mieszkaniem na własność zaznacza się „własność”. Jeśli nieruchomość ma dwóch właścicieli po 1/2, wpisuje się odpowiedni ułamek lub procent, zgodnie z miejscem w formularzu.
Powierzchnia użytkowa i podział na funkcje
Dalej przechodzi się do najważniejszego dla podatku elementu: powierzchni użytkowej. W przypadku lokalu mieszkalnego najczęściej trzeba podać:
- powierzchnię części mieszkalnej (w m²),
- powierzchnię pomieszczeń przynależnych (piwnica, komórka lokatorska),
- ewentualnie powierzchnię użytkowaną na działalność gospodarczą.
Dla przykładowego mieszkania należy wypełnić:
- w polu „powierzchnia użytkowa lokalu mieszkalnego” – 50 m²,
- w polu „pomieszczenia przynależne” – 3 m² (komórka lokatorska),
- w polu „powierzchnia zajęta na prowadzenie działalności gospodarczej” – 0 m², bo lokal służy wyłącznie celom mieszkaniowym.
Bardzo ważne jest, żeby powierzchnię wpisywać tak, jak wynika z dokumentów – najczęściej z aktu notarialnego lub załączonego do niego rzutu/zaświadczenia. Zaokrąglanie „na oko” bywa powodem wezwań do korekty.
Rodzaj zabudowy i rok zakończenia budowy
W wielu gminach załącznik wymaga wskazania rodzaju budynku, w którym znajduje się lokal, oraz roku zakończenia jego budowy. W polach tego typu zaznacza się odpowiednio:
- dla lokalu w bloku – budynek wielorodzinny,
- rok zakończenia budowy – można odczytać z wypisu z ewidencji budynków lub z dokumentów dewelopera / spółdzielni (w przypadku starszych budynków często wystarczy rok przybliżony zgodny z ewidencją).
Niektóre uchwały gminne przewidują różne stawki dla budynków nowych i starych, ale sam rok budowy nie wpływa na sposób wypełniania formularza – jest po prostu daną ewidencyjną.
Szczególne przeznaczenia – działalność, najem, garaż
Załącznik przewiduje pola dla sytuacji niestandardowych. Warto je znać, nawet jeśli w prostym przykładzie będą puste:
- powierzchnia zajęta na działalność gospodarczą – podwyższona stawka podatku,
- powierzchnia garażu lub miejsca postojowego – w niektórych gminach traktowana odrębnie,
- części wspólne budynku zajęte na działalność – jeżeli właściciel ma udział w takich powierzchniach.
Jeśli do mieszkania przynależy garaż w budynku wielostanowiskowym, często trzeba wypełnić osobny załącznik lub dodatkowe pola w tym samym załączniku. Wówczas wprowadza się powierzchnię garażu w odpowiedniej rubryce i wskazuje, czy jest on związany z prowadzeniem działalności gospodarczej.
Podpis, data i częste błędy przy składaniu IN-1
Na końcu formularza głównego IN-1 oraz niekiedy na załączniku znajduje się miejsce na datę wypełnienia i podpis podatnika. Brak podpisu to klasyczny powód wezwań z urzędu i niepotrzebnego wydłużania sprawy.
Przy wysyłce papierowej do urzędu gminy warto:
- sprawdzić, czy dołączono wszystkie wymienione załączniki,
- zostawić sobie kopię wypełnionego formularza (ksero lub skan),
- złożyć dokument osobiście z potwierdzeniem wpływu lub wysłać listem poleconym.
Coraz więcej gmin umożliwia złożenie IN-1 elektronicznie przez ePUAP lub lokalne systemy. Wtedy podpis zastępuje podpis zaufany lub kwalifikowany, a formularz zwykle ma postać interaktywną – jednak układ pól odpowiada klasycznemu drukowi.
Podatek od nieruchomości nie jest naliczany z automatu na podstawie aktu notarialnego. Bez prawidłowo złożonego IN-1 gmina może nie wydać decyzji podatkowej na czas, a w skrajnych przypadkach doliczyć odsetki za zaległości.
Jak sprawdzić, czy IN-1 został dobrze wypełniony
Przed złożeniem dokumentu warto przejść krótką checklistę:
- Czy użyto aktualnej wersji formularza z właściwej gminy?
- Czy wybrano właściwy cel złożenia (pierwsze zgłoszenie vs korekta)?
- Czy dane właściciela są spójne z dowodem i aktem notarialnym?
- Czy wszystkie powierzchnie dokładnie odpowiadają dokumentom?
- Czy wpisano liczbę i typ wszystkich załączników?
- Czy formularz i załączniki są podpisane i opatrzone datą?
Po złożeniu IN-1 urząd gminy wydaje decyzję o wysokości podatku (najczęściej raz w roku). Jeżeli w decyzji pojawią się kwoty, które wydają się nieadekwatne do zgłoszonych danych, można wrócić do formularza i sprawdzić, czy nie pomylono się przy wpisywaniu powierzchni lub przeznaczenia lokalu. W razie potrzeby składa się korektę IN-1, zaznaczając odpowiednią kratkę w sekcji celu złożenia.
Po przejściu raz pełnej ścieżki na konkretnym przykładzie, kolejne formularze IN-1 – przy zmianie nieruchomości czy sprzedaży – stają się już tylko aktualizacją znanego schematu, a nie stresującą zagadką.