Druk składany gminie, w którym zgłasza się dane o gruncie, domu, mieszkaniu czy budynku gospodarczym na potrzeby podatku od nieruchomości, to właśnie informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych (najczęściej formularz IN-1 z załącznikami). Ten dokument decyduje o tym, jak wysoki podatek zostanie naliczony na kolejny rok. Brak zgłoszenia albo błędy potrafią skutkować zaległością podatkową i odsetkami, dlatego warto przejść przez druk spokojnie, punkt po punkcie. Poniżej przedstawiono, jak w praktyce wypełnić formularz, skąd brać dane i na co uważać, żeby uniknąć korekt i niepotrzebnych wizyt w urzędzie.
Co to jest „informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych”
Jest to formularz służący do zgłaszania danych do podatku od nieruchomości przez osoby fizyczne. Składa się go do właściwego organu gminy lub miasta (najczęściej burmistrza, wójta, prezydenta miasta). Na podstawie informacji wpisanych do druku urząd oblicza roczną kwotę podatku.
Nie chodzi tylko o zgłoszenie nowo kupionego mieszkania. Formularz składa się także przy zakończeniu budowy domu, przekształceniu części mieszkania na biuro czy nabyciu działki budowlanej. Gminy korzystają z własnych wzorów (często bardzo podobnych), ale logika pól jest zwykle taka sama.
W większości gmin stosuje się formularz IN-1 dla osób fizycznych oraz osobne załączniki: do gruntów, budynków i budowli. Warto korzystać z aktualnego wzoru z strony internetowej gminy, a nie z przypadkowych plików znalezionych w sieci.
Kiedy trzeba złożyć informację i gdzie ją znaleźć
Obowiązek złożenia informacji powstaje przy każdej zmianie stanu faktycznego, która ma znaczenie dla podatku od nieruchomości. Chodzi zarówno o nabycie, jak i zakończenie budowy czy zmianę sposobu użytkowania.
Najczęstsze sytuacje, gdy składa się druk
W praktyce informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych jest wymagana przede wszystkim wtedy, gdy:
- zostaje kupione mieszkanie, dom lub działka,
- dom lub budynek jest oddany do użytkowania po zakończeniu budowy,
- zmienia się sposób użytkowania (np. pokój w mieszkaniu staje się biurem),
- powstaje nowy garaż lub budynek gospodarczy,
- dochodzi do rozbiórki budynku albo wyburzenia garażu,
- zmienia się udział w nieruchomości (np. po podziale majątku).
Termin złożenia jest krótki – 14 dni od dnia zaistnienia zmiany. To jedna z pułapek: wiele osób pamięta o księdze wieczystej i notariuszu, a zapomina o zgłoszeniu do gminy.
Aktualne formularze najłatwiej pobrać:
- ze strony internetowej urzędu gminy / miasta (najpewniejszy sposób),
- w wersji papierowej w urzędzie – w biurze obsługi mieszkańca,
- czasem z ePUAP, jeśli gmina umożliwia złożenie elektroniczne.
Jak przygotować dane do wypełnienia druku
Wypełnianie formularza przebiega dużo sprawniej, jeśli przed rozpoczęciem ma się pod ręką kilka podstawowych dokumentów. Chodzi głównie o potwierdzenie własności i powierzchni.
Najczęściej przydają się:
- akt notarialny – przy zakupie lub darowiźnie,
- decyzja o pozwoleniu na użytkowanie lub zgłoszenie zakończenia budowy,
- odpis z księgi wieczystej,
- stary wymiar podatku (jeśli nieruchomość była już kiedyś opodatkowana),
- projekt budowlany lub inna dokumentacja z powierzchnią użytkową budynków.
Powierzchni użytkowej nie warto „strzelać z głowy”. To jedna z tych pozycji, którą gminy dość skrupulatnie weryfikują. Błędne dane mogą później wymagać korekty deklaracji i wyrównania podatku za kilka lat wstecz.
Część ogólna formularza – dane podatnika i nieruchomości
Pierwsza część druku jest zwykle najbardziej oczywista, ale to właśnie w niej pojawia się najwięcej prostych, a kosztownych błędów, np. brak podpisu jednego ze współwłaścicieli.
Dane identyfikacyjne podatnika
W części ogólnej wpisuje się:
– Imię i nazwisko oraz adres zamieszkania – dokładnie jak w dowodzie osobistym. Jeśli właścicieli jest kilku, podaje się ich wszystkich albo dołącza załącznik z danymi pozostałych współwłaścicieli, zgodnie z wzorem gminy.
– PESEL lub NIP – osoby fizyczne najczęściej wpisują PESEL. NIP standardowo stosują przedsiębiorcy.
– Status podatnika – zaznacza się właściwe pole: właściciel, współwłaściciel, użytkownik wieczysty, posiadacz samoistny itp. W przypadku małżonków we wspólności ustawowej zwykle zaznacza się współwłasność.
Rodzaj zgłoszenia i okres
Na początku formularza najczęściej znajduje się miejsce, aby oznaczyć, czy dokument jest:
- informacją „pierwszą” (złożoną po raz pierwszy dla danej nieruchomości),
- korektą poprzednio złożonego druku.
W korekcie warto zaznaczyć, czego dotyczy zmiana (np. błędna powierzchnia budynku mieszkalnego, zmiana sposobu użytkowania części powierzchni). Organy podatkowe cenią jasne komunikaty – pozwala to szybciej przetworzyć dokument.
Grunty – jak wypełnić część dotyczącą działek
Część o gruntach odnosi się do wszystkich działek, których podatnik jest właścicielem lub współwłaścicielem na terenie danej gminy. Nie ma znaczenia, czy stoi na nich dom, czy są to puste działki.
Klasyfikacja gruntów i powierzchnia
W formularzu trzeba podać przede wszystkim:
– Numer ewidencyjny działki – zgodny z ewidencją gruntów (zwykle zapis typu: obręb / numer działki). Numer można sprawdzić w akcie notarialnym, wypisie z rejestru gruntów albo geoportalu gminy.
– Rodzaj gruntu – tu pojawia się podział na: grunty związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, pod budynkami mieszkalnymi, pozostałe, rolne, leśne itd. Warto uważnie przeczytać definicje w objaśnieniach do formularza, ponieważ to właśnie rodzaj gruntu wpływa na stawki podatku.
– Powierzchnię – podawaną w metrach kwadratowych (m²), zwykle z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku. Dane najlepiej przepisać z dokumentów geodezyjnych, a nie z uproszczonych opisów z umowy.
Jeśli na jednej działce znajduje się dom mieszkalny i np. warsztat usługowy, grunt trzeba zwykle „rozbić” na części: związaną z działalnością gospodarczą i związaną z mieszkaniem. To ma duże znaczenie, bo stawki dla działalności są wielokrotnie wyższe niż dla zwykłego gruntu pod domem.
Budynki – powierzchnia użytkowa i przeznaczenie
Część poświęcona budynkom jest kluczowa przy mieszkaniach i domach. Tu pojawia się słynna powierzchnia użytkowa, która dla wielu osób bywa pułapką.
Jak liczyć powierzchnię użytkową
Powierzchnię użytkową ustala się zgodnie z definicją z przepisów podatkowych, a nie według dowolnej metody. W uproszczeniu wlicza się wszystkie pomieszczenia służące do zamieszkania lub związane z funkcją budynku, z wyłączeniem części technicznych (np. szybów instalacyjnych). Sposób liczenia skosów (np. na poddaszu) jest ściśle określony – często przyjmuje się 50% powierzchni przy wysokości 1,40–2,20 m i 0% poniżej 1,40 m, ale zawsze trzeba skontrolować aktualne objaśnienia do formularza.
W tej części druku wpisuje się osobno powierzchnię:
- budynków mieszkalnych,
- związanych z działalnością gospodarczą,
- pozostałych (garaże, budynki gospodarcze itp.),
- zajętych na prowadzenie działalności gospodarczej, nawet jeśli formalnie są mieszkaniami.
Rozróżnienie ma praktyczne konsekwencje – ta sama powierzchnia 20 m² w garażu przydomowym zapłaci zupełnie inny podatek niż 20 m² warsztatu zarejestrowanego w CEIDG.
Budowle – kiedy trzeba je zgłaszać
Osobną kategorią są budowle związane z prowadzeniem działalności gospodarczej, np. place składowe, parkingi, sieci techniczne, niektóre ogrodzenia przemysłowe. Osoby prywatne bez firmy zwykle w ogóle tej części nie wypełniają, ale przy najmniejszej działalności gospodarczej warto zweryfikować, czy czegoś nie pominięto.
Podatek od budowli liczony jest inaczej niż od budynków – nie od powierzchni, ale od wartości (zazwyczaj 2% wartości przyjętej dla celów amortyzacji). W formularzu często podaje się:
- rodzaj budowli,
- wartość,
- podstawę ustalenia wartości (np. ewidencja środków trwałych).
Przy typowych domach jednorodzinnych czy mieszkaniach ta część jest najczęściej pusta, co jest zupełnie normalne. Nie warto na siłę dopisywać tu przydomowej altany czy wiaty, jeśli gmina tego nie wymaga – te obiekty są zwykle traktowane jako budynki lub w ogóle niepodlegające opodatkowaniu budowlanemu.
Załączniki do informacji – kiedy są potrzebne
Wiele gmin stosuje system formularz + załączniki, np.: IN-1 (informacja główna) oraz ZIN-1, ZIN-2 itp. Załączniki służą do bardziej szczegółowego opisu gruntów, budynków czy udziałów współwłaścicieli.
Typowe rodzaje załączników
W praktyce można spotkać m.in. takie załączniki:
- załącznik do gruntów – gdy działek jest więcej niż mieści się w formularzu,
- załącznik do budynków – większa liczba budynków lub różne sposoby ich wykorzystania,
- załącznik współwłaścicieli – aby wymienić wszystkie osoby i ich udziały.
Każdy załącznik musi być oznaczony numerem i powiązany z formularzem głównym (np. poprzez podanie numeru PESEL podatnika). Brak odpowiedniego załącznika bywa powodem wzywania do uzupełnienia dokumentów, co niepotrzebnie wydłuża całą procedurę.
Najczęstsze błędy i jak ich uniknąć
Wypełnianie druku nie jest skomplikowane, ale pewne potknięcia powtarzają się w urzędach regularnie. Część z nich potrafi mieć finansowe konsekwencje po kilku latach.
Do najczęstszych błędów należą:
- Niepodanie wszystkich współwłaścicieli – dotyczy to zwłaszcza małżeństw ze wspólnością majątkową i rodzinnych podziałów majątku.
- Błędna powierzchnia użytkowa – wpisywana „na oko”, bez sprawdzenia w dokumentacji.
- Niewykazanie części zajętej na działalność gospodarczą – np. biuro w mieszkaniu, gabinet, magazyn w garażu.
- Brak zgłoszenia w terminie 14 dni – prowadzi do konieczności korygowania podatku wstecz.
- Pomieszanie rodzajów gruntów – grunt pod domem ujęty jako związany z działalnością lub odwrotnie.
Najprostszy sposób na uniknięcie problemów to trzymanie się dokumentów źródłowych (akt notarialny, wypisy geodezyjne) i sprawdzenie, czy formularz odpowiada aktualnemu stanowi faktycznemu po wszystkich zmianach (np. dobudowie, przebudowie, zmianie funkcji pomieszczenia).
Podpisanie i złożenie druku – forma papierowa i elektroniczna
Na końcu formularza znajduje się miejsce na datę i podpis. Podpis składa każdy podatnik lub jego pełnomocnik. W przypadku współwłasności gminy czasem wymagają podpisu wszystkich współwłaścicieli albo załącznika z ich danymi i podpisem jednej osoby działającej za wszystkich – warto to sprawdzić w instrukcji gminy.
Formularz można złożyć:
- osobiście w urzędzie (z potwierdzeniem wpływu na kopii),
- pocztą – najlepiej listem poleconym,
- elektronicznie – jeśli gmina udostępnia taki kanał, z użyciem profilu zaufanego lub podpisu kwalifikowanego.
Po złożeniu informacji urząd wydaje decyzję podatkową z konkretną kwotą podatku do zapłaty i terminami rat. Brak decyzji w typowym terminie nie oznacza, że obowiązku nie ma – w razie wątpliwości warto dopytać w urzędzie o status sprawy, szczególnie gdy termin płatności się zbliża.