Druk ZIN-1 stosowany jest w wielu gminach jako podstawowy formularz do zgłaszania informacji o nieruchomościach i obiektach budowlanych dla celów podatku od nieruchomości, podatku rolnego i leśnego. Bez poprawnie wypełnionego ZIN-1 urząd gminy nie ma podstaw do naliczenia prawidłowego podatku. Formularz jest rozbudowany, ale przy uporządkowanym podejściu da się go wypełnić spokojnie w domu. Poniżej znajduje się praktyczne omówienie, krok po kroku, jak podejść do druku ZIN-1, na co zwrócić uwagę i czego unikać, żeby uniknąć korekt i wezwań z urzędu.
Co to jest druk ZIN-1 i kiedy trzeba go złożyć
Druk ZIN-1 to zgłoszenie informacji o posiadanych gruntach, budynkach i budowlach związanych z opodatkowaniem przez gminę. Szczegółowy wygląd formularza może się różnić w zależności od gminy, ale układ i zakres danych z reguły są bardzo podobne.
ZIN-1 składa się w sytuacjach, gdy zmienia się stan nieruchomości mający wpływ na podatek, między innymi gdy:
- kupuje się lub sprzedaje nieruchomość (działkę, dom, mieszkanie, lokal użytkowy),
- kończy się budowę domu lub budynku gospodarczego i nadaje mu się pozwolenie na użytkowanie,
- zmienia się sposób użytkowania (np. mieszkanie staje się lokalem usługowym albo odwrotnie),
- powiększa się lub zmniejsza powierzchnię użytkową (rozbudowa, nadbudowa, rozbiórka części),
- ustało posiadanie (sprzedaż, darowizna, wygaśnięcie użytkowania wieczystego).
Termin złożenia ZIN-1 jest zwykle określony w pouczeniu na końcu druku. Najczęściej jest to 14 dni od dnia zaistnienia zmiany (np. od dnia zakupu, zakończenia budowy czy zmiany sposobu użytkowania). Niedotrzymanie terminu może skutkować zaległością podatkową oraz odsetkami.
Warto sprawdzić na stronie internetowej własnej gminy, czy obowiązuje lokalna wersja ZIN-1 oraz czy formularz można złożyć elektronicznie (ePUAP) – w wielu gminach to już standard.
Przygotowanie do wypełnienia ZIN-1
Przed przystąpieniem do wypełniania warto zebrać wszystkie dokumenty dotyczące nieruchomości. Bez nich łatwo się pomylić przy powierzchniach czy numerach ewidencyjnych działek.
Dane i dokumenty o nieruchomości
Podstawą są dokumenty potwierdzające tytuł prawny do nieruchomości. Najczęściej jest to akt notarialny (kupno, darowizna, zamiana) lub prawomocne postanowienie sądu o nabyciu spadku. Z tych dokumentów bierze się udziały procentowe, dane współwłaścicieli i oznaczenie nieruchomości.
Konieczne są również dane z księgi wieczystej i ewidencji gruntów i budynków. Numer księgi wieczystej jest zwykle wskazany w akcie notarialnym, natomiast numery działek i ich powierzchnie znajdują się w wypisie z rejestru gruntów lub w świadectwie charakterystyki działki. Jeżeli nieruchomość jest zabudowana, przydaje się także dokumentacja budowlana lub inwentaryzacja.
W przypadku budynków szczególnie ważna jest dokładna powierzchnia użytkowa. Powinna być liczona zgodnie z przepisami (zwykle po wewnętrznej długości ścian, z wyłączeniem ścian, szybów wind, itp.). W praktyce często wystarcza powierzchnia z projektu budowlanego lub protokołu inwentaryzacji, ale gdy istnieją wątpliwości, lepiej to wyjaśnić z projektantem lub w wydziale architektury.
Dla działalności gospodarczej trzeba ustalić, jaka część budynku lub lokalu faktycznie jest wykorzystywana do prowadzenia firmy, bo od niej będzie liczony wyższy podatek (stawka dla działalności gospodarczej). Należy też przygotować dane firmy: NIP, REGON, wpis do CEIDG lub KRS.
Dane identyfikacyjne podatnika
W przypadku osoby fizycznej potrzebny jest PESEL, adres zameldowania i adres korespondencyjny (jeśli inny). Dobrze mieć pod ręką dowód osobisty, bo część gmin wymaga także numeru dokumentu.
Jeżeli właścicieli jest kilku, trzeba ustalić ich dane i udziały we własności. Współwłaścicielami mogą być np. małżonkowie, rodzeństwo, spadkobiercy. We wniosku wskazuje się zazwyczaj dane osoby składającej formularz oraz informację, że działa ona w imieniu wszystkich współwłaścicieli (gmina zwykle traktuje ich jako jednego podatnika).
Podmioty niebędące osobami fizycznymi (spółki, stowarzyszenia, fundacje) wpisują pełną nazwę, NIP, ewentualnie REGON, adres siedziby oraz wskazują osobę uprawnioną do reprezentacji. Dane te powinny być zgodne z KRS lub CEIDG.
Części A–C: dane podatnika i rodzaj zgłoszenia
Większość wzorów ZIN-1 zaczyna się od podstawowych danych identyfikacyjnych. Warto wypełniać druk kolejno, linijka po linijce, bez przeskakiwania – to ogranicza ryzyko pominięć.
W części A wpisuje się oznaczenie gminy (nazwę i adres urzędu), do której kierowane jest zgłoszenie. Formularz składa się zawsze do gminy, na terenie której położona jest nieruchomość, a nie tam, gdzie podatnik jest zameldowany czy ma siedzibę.
Część B dotyczy rodzaju składanego dokumentu. Zaznacza się odpowiednie pole: pierwsze zgłoszenie, korekta, aktualizacja danych lub zgłoszenie zakończenia obowiązku podatkowego. Przy korekcie warto krótko opisać, czego dotyczy zmiana (np. korekta powierzchni użytkowej budynku).
W części C wpisuje się dane podatnika. Dla osoby fizycznej są to: imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania. Dla osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej – pełna nazwa, NIP, adres siedziby. Jeżeli podatników jest kilku, część formularzy ZIN-1 zawiera tabelę na dodatkowe osoby; gdy brakuje miejsca, urząd zazwyczaj dopuszcza załączenie listy współwłaścicieli jako załącznika.
Na końcu tej części można znaleźć miejsce na wskazanie adresu do korespondencji, jeżeli jest inny niż adres zamieszkania/siedziby. W praktyce bywa to adres biura rachunkowego lub pełnomocnika. Warto go podać, jeśli ktoś inny na bieżąco zajmuje się sprawami podatkowymi.
Części D–F: dane o gruntach, budynkach i budowlach
To najbardziej rozbudowana część druku ZIN-1. Na jej podstawie gmina ustala podstawę opodatkowania: powierzchnie gruntów i budynków, wartości budowli oraz stawki podatku zależne od sposobu wykorzystania.
Grunty – powierzchnia i klasyfikacja
W części dotyczącej gruntów wskazuje się każdy rodzaj posiadanego gruntu osobno, zgodnie z danymi z ewidencji gruntów i budynków. Typowe kategorie to: grunty zabudowane, użytki rolne, lasy, grunty pod wodami, tereny rekreacyjne itp. Formularz przewiduje osobne wiersze dla różnych przeznaczeń.
Podaje się przede wszystkim powierzchnię w m² lub ha oraz symbol użytku (np. R, Ł, B, Ls), jeśli rubryka tego wymaga. Dane muszą być zgodne z ewidencją, nie z „zaokrąglonych” wyliczeń własnych. Jeżeli w akcie notarialnym widnieje inna powierzchnia niż w aktualnym wypisie z ewidencji, urząd i tak oprze się na danych ewidencyjnych.
Istotny jest także sposób użytkowania: czy grunt jest wykorzystywany do prowadzenia działalności gospodarczej, czy pełni funkcję mieszkaniową, rolną, leśną. Dla działalności gospodarczej stosuje się zwykle wyższe stawki podatku, dlatego zmiana sposobu użytkowania (np. budowa hali magazynowej) powinna być zgłoszona możliwie szybko.
W przypadku kilku działek o podobnym przeznaczeniu część formularzy dopuszcza ich „zgrupowanie” – wtedy wpisuje się łączną powierzchnię i wymienia numery działek w załączniku. W razie wątpliwości, czy można tak zrobić, lepiej zapytać w referacie podatków lokalnych danej gminy.
Budynki i lokale – powierzchnia użytkowa i przeznaczenie
W części poświęconej budynkom i lokalom wpisuje się przede wszystkim powierzchnię użytkową w m² oraz sposób wykorzystania (mieszkalny, gospodarczy, usługowy, produkcyjny itp.). Każdy budynek lub lokal z innym przeznaczeniem powinien być wykazany osobno.
W formularzu zwykle występuje rozróżnienie na: budynki mieszkalne, budynki związane z działalnością gospodarczą, budynki pozostałe (np. garaże, budynki gospodarcze niepowiązane z firmą), budynki zajęte na prowadzenie działalności w zakresie obrotu kwalifikowanym materiałem siewnym, świadczenia usług medycznych itp. Od właściwego zakwalifikowania zależy stawka podatku.
Kłopotliwe bywa liczenie powierzchni lokalu, w którym część przeznaczona jest na działalność gospodarczą, a część na cele mieszkalne. W takim przypadku trzeba oszacować, jaka część powierzchni faktycznie służy działalności (np. gabinet, poczekalnia, magazyn) i wpisać ją w odpowiednim wierszu, a resztę jako powierzchnię mieszkalną.
Dodatkowo formularz może wymagać wskazania roku zakończenia budowy albo roku oddania budynku do użytkowania. Przy braku pewności dobrze zajrzeć do decyzji o pozwoleniu na użytkowanie lub do zawiadomienia o zakończeniu budowy złożonego do nadzoru budowlanego.
Budowle – wartości i sposób wykorzystania
Budowle (np. sieci techniczne, place składowe, zbiorniki, fundamenty pod maszyny) w podatku od nieruchomości są co do zasady opodatkowane od wartości, a nie od powierzchni. Formularz ZIN-1 przewiduje osobną tabelę na wykazanie takich obiektów.
Dla każdej budowli podaje się wartość początkową (najczęściej zgodną z ewidencją środków trwałych, jeśli podatnik prowadzi księgi) oraz informację, czy służy ona działalności gospodarczej. Podstawą wartości jest dokument księgowy lub koszt wytworzenia. Gdy budowla nie jest wpisana do ewidencji środków trwałych (np. u osoby fizycznej), do określenia wartości przydają się faktury za roboty budowlane, kosztorysy, umowy.
Należy też opisać rodzaj budowli, np. „plac składowy utwardzony”, „zbiornik paliwowy naziemny”, „ogrodzenie przemysłowe”, „silos zbożowy”, tak aby urząd mógł jednoznacznie ustalić stawkę podatku lub ocenić, czy dany obiekt w ogóle podlega opodatkowaniu jako budowla.
W praktyce najwięcej problemów jest z rozróżnieniem, czy coś jest jeszcze budynkiem (opodatkowanie od powierzchni), czy już budowlą (od wartości). W sytuacjach wątpliwych korzystne bywa uzyskanie pisemnego stanowiska gminy lub wsparcie doradcy podatkowego – spory w tym zakresie potrafią być kosztowne.
Najczęstsze błędy przy ZIN-1 i jak ich uniknąć
Błędy w ZIN-1 najczęściej wynikają z pośpiechu i braku porządku w dokumentach. Najbardziej typowe to niewłaściwe powierzchnie (szczególnie budynków), pomyłki w numerach działek i brak wskazania, które części nieruchomości są zajęte na działalność gospodarczą.
Często spotykane jest także niezłożenie aktualizacji ZIN-1 po zmianie stanu nieruchomości – np. po dobudowaniu garażu, adaptacji strychu na mieszkanie czy przekształceniu mieszkania w biuro. Gmina najczęściej dowiaduje się o takich zmianach z opóźnieniem (np. z nadzoru budowlanego) i wtedy nalicza podatek wstecz, z odsetkami.
Problemy sprawia też nieodnotowanie współwłasności lub wpisanie tylko jednej osoby, gdy właścicieli jest więcej. Z punktu widzenia gminy wszystkim współwłaścicielom można przypisać odpowiedzialność za podatek, więc ważne jest, aby dane były kompletne i zgodne z aktem notarialnym.
Przed złożeniem ZIN-1 warto porównać dane z formularza z aktem notarialnym i aktualnym wypisem z ewidencji gruntów – te dwa dokumenty powinny być ze sobą spójne i zgodne z tym, co wpisano w zgłoszeniu.
Gdzie złożyć druk ZIN-1 i co dalej
Wypełniony ZIN-1 składa się w urzędzie gminy lub miasta właściwym dla położenia nieruchomości, zazwyczaj w referacie podatków lokalnych. Można to zrobić osobiście w biurze podawczym, wysłać pocztą (najlepiej listem poleconym) lub drogą elektroniczną, jeżeli gmina udostępnia taki kanał (np. przez ePUAP lub własny portal).
Po przyjęciu zgłoszenia urząd na podstawie ZIN-1 przygotuje decyzję wymiarową podatku (dla osób fizycznych) albo oczekuje samodzielnego złożenia deklaracji podatkowej (dla firm, jeśli tak wynika z lokalnych przepisów). Decyzja zawiera kwoty do zapłaty oraz terminy poszczególnych rat – trzeba je porównać z własnymi wyliczeniami, jeśli takie były robione.
Jeżeli po złożeniu ZIN-1 okaże się, że wkradł się błąd, można złożyć korektę. Polega to na ponownym wypełnieniu formularza z zaznaczeniem, że jest to korekta, oraz wpisaniu prawidłowych danych. Im szybciej korekta trafi do urzędu, tym mniejsze ryzyko powstania zaległości podatkowej.
Warto przechowywać kopię złożonego ZIN-1 wraz z potwierdzeniem wpływu do urzędu (pieczątka z datą, potwierdzenie nadania listu lub UPP z ePUAP). Ułatwi to wyjaśnianie ewentualnych nieporozumień i sprawdzanie, co dokładnie zostało zadeklarowane w przeszłości.